忙しい人から必ず「返信をもらう」ための10のヒント

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忙しい人たちには、メールを読んだり返信をしたりする暇もないことがある。そうした人たちにメールで連絡を取りたいなら、相手の注意を引き、返信をもらえるように慎重に文面を考えなければならない。

そうしたメールを書くための、10のヒントを紹介しよう。

1. 目を引くタイトルに

開封すべきだと思わせるメールにするためには、タイトルが重要な役割を果たす。受け取る人は、「こんにちは」よりも、「明日(日付)ニューヨークで。出席できますか?」と書いてあるメールの方が気になるだろう。

ただし、大げさな言葉を使う必要はない。あまりに大げさな言い方では、スパムと間違われてしまう可能性がある。あなたのメールが何か特別なもの、すぐ返信するべきものだと思ってもらうことが大切だ。

2. 共通点に言及する

直接知らない相手に何か問い合わせるためなどに送信するメールの場合、何か共通点を見つけてそれに触れることが有効だ。例えば、同じ大学の出身である、共通の友人がいる、などといったことを伝えれば、感情的なつながりを作ることができる。

リンクトインのプロフィールなどで何か共通点を見つけることができれば、それに言及すべきだ。

3. 嬉しい出来事に触れる

メールを送りたい相手が何かで受賞したなど、その人にとって嬉しい出来事がきっかけで連絡を取ろうとしているなら、そのことを書くべきだ。

お祝いの言葉を伝えることで、相手を良い気分にさせることができる。また、あなたがその人の仕事に関心を持っていることを知らせることができる。

4. 簡潔に、少ない段落で

尊敬する相手や素晴らしいと思っている人にメールを送るときには、気分が高揚するものだ。だが、感情の高まりに任せて文章が冗長になってはいけない。

メールの文章は、「3のルール」に従う必要がある──1段落は3文、または3行で構成し、3段落以内でまとめること。

5 箇条書きにする

複数の情報を伝えたい場合には、相手に分かりやすくまとめる必要がある。短く適切な表現で、箇条書きにするのが有効だ。情報を明確に示すことで、相手は関心をそらすことなくメールを読んでくれるだろう。

6. 疑問を持たせない

何かのイベントに招待するために送るメールなら、内容を理解し、出欠を決めてもらえるよう、情報を詳細に伝える必要がある。

例えば、どのようなイベントかを説明(可能であればウェブサイトのリンクを記載)し、日時や開催場所、参加費がかかるのか、といったことを全て明記する必要がある。疑問が残らなければ、必要以上のメールのやり取りで相手を嫌な気分にさせることもない。

7. 「依頼」は明確に

依頼のメールの場合は、まず明確にそのことを伝えるべきだ。事前に何かを依頼することに、問題はない。だが、先に相手の関心を引いておいて、後から何か願い事をするのはやめるべきだ。

文章を読んでいる途中で、「何かを依頼されているのだろうか?」と相手に考えさせるような書き方はいけない。あなたがメールを送った意図を相手がすぐに理解できないような文章では、返信は期待できないだろう。

8. 相手のことを考える

相手に対して親切であろうとすることは、いつでも効果的だ。例えば、何かについて感謝しているなら、「ありがとうございます」と気持ちを簡潔に伝えるべきだ。だが、あまり言い過ぎてはあなた自身の価値を下げてしまう。重要だと思う相手と交流するには、あなたが自分の重要性を認識している必要がある。

また、決して相手から何かを求める姿勢を見せないことだ。何かを要求したり、期待していることをにおわせたりしてはいけない。そういったことを感じさせる文章は、相手に不快感を与える。

9. 与える意思を示す

「何かお手伝いできることがあれば、お知らせ下さい」と一言添えるなど、相手を助けたい気持ちがあることを示すといいだろう。

例えば、相手が論文を執筆中で査読する人を必要としているなら、それを手伝うことができると伝えるなど、具体的に何ができるかを示すことはさらに効果的だ。

10. 選択肢を提供する

メールをやり取りするよりも、電話で話す方が早いと考える人もいる。受け取る側がそういう人だった場合のために、文章の最後に自分の電話番号を記載しておくのも良い方法だ。相手の声を聞くことは、感情的なつながりを築きやすくする。

これらのヒントを踏まえて文章を書くことで、あなたのメールの重要度を増し、意義ある人間関係を築くきっかけを作ろう。