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◆アクションプランの精度が高まらない

「練習過多型」や「掛声倒れ型」で形骸化し実効性が高まらないアクションプランが実に多い。アクションプランの実効性を高めるためには、精密なアクションプラン策定シートの記入を義務づけるのではなく、あるツボを押さえた上で、付箋に次の自分自身の具体的なアクションを書き出すという方法が、実に効果的だ。

 その上で、書き出した自分自身のアクションの優先順位付けをして実行していくことが重要だが、その優先順位付けがくせ者だ。「分解スキル・反復演習型能力開発プログラム」に参加したビジネスパーソンに、「アクションプランの優先順位付け」をしていますか?」と聞くと「しています」と答える人がほとんどなのだが、実は、優先順位付けが機能していないケースがほとんどなのだ。

 どういうことかというと、優先順位の付け方が、「督促の強い順」「自分のやりたい仕事の順」「簡単な仕事の順」「早く終わりそうな順」に付けるケースが多いのだ。その結果、折角、優先順位を付けて、その順に取り組んでも、ビジネス目標が達成できなかったり、目標基準に到達できなかったり、締切期限どおりに進捗しなかったりケースが多発している。

 どうやら、精密なアクションプラン策定シートを作成しても、「優先順位をつけろ」と指示や命令やフォローをしても、肝心の優先順位の付け方が出来るようになっていないからだということが、実態だということがわかってきた。「アクションプランの優先順位付け」をしているが、その「具体的な方法を実践できていない」と思う人は、もしよろしければ、「分解スキル・反復演習」方式による「アクションプランの優先順位付け」の方式を試してみていただきたい。

◆アクションの重要度は目標達成寄与度

「分解スキル・反復演習」方式により、優先順位を付ける方法は、次のとおりだ。それには、翌週や翌月などの自分が決めた期間に、自分自身が実施する具体的なアクションを書き出した付箋を用いる(参照)

 まず初めに行うことは、10件のアクションを、重要度で優先順位付けをすることだ。重要度というと、これも抽象的な概念で、人によって何を重要とするかが異なる。そこで、重要度という概念も分解し、次のように定義して優先順位を立てる。

⇒【資料】はコチラ https://hbol.jp/?attachment_id=131865

 重要なことは、余り考え込まずに、この定義に基づいて、3分間で、10件のアクションを記入した付箋の右下に、「大」「中」「小」のいずれか文字をサインペンで記入していくことだ。3分間以上掛けないことが大事だ。そもそも、アクションプランの作成に2時間も3時間も費やすのであれば、その時間をビジネス活動そのものに費やした方が良いと誰もが思うだろう。

 それに、仮にこの3つの区分が間違っていたとしても、その後のプロセスでまとめて修正していくので、大きな問題にはならない。このような、良く言えば俯瞰的な視野、悪く言えば大雑把なマインドになれるかどうかに、アクションプランの実効性が掛かっていると言っても過言ではない。

◆緊急度を目標達成と関連づける

 重要性を付箋の右下に「大」「中」「小」で記入した後は、今度は、付箋の左下に、やはり「大」「中」「小」で緊急度を記入していく。緊急度も、人によって定義が異なるので、私が展開しているプログラムでは、次のような定義で区分していく。

⇒【資料】はコチラ https://hbol.jp/?attachment_id=131864

 重要なことは、いずれも、ビジネス目標を達成できるかどうかの基準で考えることだ。重要度を「小」とした、実施してもしなくても、目標達成できるかどうかに関係がないアクションは、緊急度も「小」となるということだ。重要度を「小」とした付箋は、緊急度も「小」と機械的に記入していく。これに掛ける時間も3分間であり、3分以上掛けない。なれてくれば、1分程度で、記入することが出来るようになる。