見てほしい部分をはっきりさせられる!ビジネス文書の「記書き」の使い方

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ビジネス文書には「拝啓〜敬具」「前略〜草々」といった記法や、決まった部分での改行や一行空けなど、書式に関するさまざまなルールがあります。ここではそんなビジネス文書のルールのひとつ「記書き」についてご紹介いたします。

■ 「記書き」とは

◎ 「記書き」とは?

「記書き」とは、ビジネス文書においてよく見られる書式のひとつです。文書を作成するときに、挨拶や文書の主旨をまず書き、そのあとにそのほかの内容を箇条書きにするときに用いられます。

◎ 「記書き」のルール

具体的にこの書式を説明すると、

・前文:まず挨拶や文書の趣旨が書き、文書がいったん完結した形をととのえる。その下に行間を空ける。
・記:行の中央に「記」と記してふたたび行間を空ける。
・必要事項:そこから必要事項を箇条書きで列記する
・以上:最終行の末尾に「以上」と書いて結ぶ

というものになります。ちなみに「下記の通り」等の表現を用いずに「…について、次のように実施いたします。」のように書かれる場合は、「記」を用いる必要はありません。

◎ 「記書き」で気をつけること

注意すべき点は、「記書き」は1枚の書類に中に「下記」の内容も含めた全文を書き込む場合に使うべき書式である点です。何ページにも及ぶ書類の場合には、ふつう「以下の通り」「次のように」といった文言を使って「記」を使うことなく必要事項を本文中に書き込みましょう。また縦書きで記書きを使う場合は、前文の中に「下記」ではなく「左記の通り」「左記の要領にて」といった文言を使います。

◎ 記書きのメリット

「記」と書いて、必要事項・重要事項を記し、「以上」で締める。こうすることで、文章がより視覚的に捉えられ、大切な事項をシンプルにチェックすることができます。また、相手が忙しい場合にあっても、最低でも「記」と「以上」の間だけに目を通せば、文章の中で相手にもっとも知らせたいことをダイレクトに伝えられます。遠回しな日本語の文章でも、「記書き」を使うことで簡潔かつわかりやすい文書を作ることができるのです。

◎ 「以上」のゆくえ

「記書き」という書式は「記」ではじまり「以上」で締めるというのが規則でありルールです。しかし近頃では「『以上』という言葉に冷たさを感じる」「『以上』にキツい印象を受ける」という意見もちらほら出ているのだとか。「以上」を書くのはルールですが、上司や取引先との温度差などを鑑みて、臨機応変に対応していってもいいのかもしれません。そうした最後は「以上」ではなく「宜しくお願い致します」や「ご検討ください」で締めてみてもいいですね。

■ おわりに

知っているようで知らない、しかし知っておきたいのがビジネス文書に関する書式とルールです。ビジネス文書を書けるようになるべく、勉強していきたいですね!

(image by 著者)
(著:nanapi編集部)