ビジネス上で「すみません」はNG!丁寧な正しい言葉の使い方

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ビジネス上で、相手に謝罪する状況はどんな人でも必ず訪れるものです。そんな時、安易に「すみません」を使ってしまってもいいのでしょうか?ここでは、「すみません」の意味と、「すみません」の代わりに使うべき言葉を用いた例文を紹介しています。他にも、「ごめんなさい」が「すみません」の代わりにならない理由について説明しているので、これらの言葉使いで間違わないためにも、ぜひご参考下さい。

■ 「すみません」の意味って?

そもそも、「すみません」はどういう状況で用いられる言葉なのでしょうか。語源としては、動詞「済む」に打ち消しの「ぬ」をつけた丁寧語「すみませぬ」の「ぬ」を「ない」に替えたのが、「すまない」という言葉だそうです。

■ 謝罪の気持ちを伝えたい時の「すみません」

「すみません」は、前述したとおり丁寧語ではありますが、ビジネス上で謝罪したりお詫びの気持ちを伝えたいのなら、もっと丁寧な言葉を使うのが好ましいです。

その場合に使うのが、

・「申し訳ございません」
・「申し訳ありません」

です。「申し訳ない」は敬語ではないので、注意しましょう。どうしても使いたい時は「大変申し訳ないことを致しました」という使い方をしましょう。

◎ 例文

>申し訳ございませんが、下記の資料を添付ファイルとして本日中にメールで送信していただけないでしょうか。よろしくお願いいたします。
>こちらの手違いで納品催促のメールを送信してしまいました。申し訳ありません。

■ 「ごめんなさい」は「すみません」の代わりにならない?

「ごめんなさい」は「どうか免じてください」という意味の「御免なさい」からきています。つまり、相手に免じて(許して)もらうことを求める「要求」という一面が見えてしまうため、あまり申し訳なさが伝わりません。それに比べて「すみません」は、前述したとおり「済まない」を丁寧にしている言葉で「謝るだけでは済まないことをしました」という意味になります。つまり、相手に求めていないぶん「ごめんなさい」よりも反省の度合いが強いですね。ちなみに、「申し訳ございません」は、「言い訳のしようもありません」という、「言葉では表せないほど反省している」という意味になるので、「すみません」よりも反省度が高くなります。

もし、これらの言葉を使い分けるのなら、

>「ごめんなさい」<「すみません」<「申し訳ございません」

の順で、反省の度合いが強まっていくと覚えておきましょう。

■ おわりに

ここでは、ビジネス上での「すみません」の使い方についてご説明しました。謝罪する機会はあまり巡ってきてほしくないものですが、そういった状況に遭遇したときは、ぜひご参考下さい。

(image by amanaimages)
(著:nanapiユーザー・華麗なるカレー)