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富士ゼロックスは2月13日、同社のドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアである「DocuWorks(ドキュワークス)」を利用した、中小規模事業所向けの「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理」を提供開始した。価格は、基本パッケージが5万9000円(税別)。なお、別途「DocuWorks 8 日本語版」が必要。

新ソリューションは、文書の電子化に関して体系化したノウハウと、契約書の効率的な管理を支援する各種設定や運用ガイドをまとめた業務用雛形(テンプレート)を組み合わせたもの。

これまで紙で管理することが多かった契約書を電子化することは、日常業務における検索・閲覧の容易さなど大きなメリットがあるという。また、電子化によって契約期限を管理可能にすれば、再契約の機会を失うなどの問題も避けられるとのこと。

しかし、契約書のスキャンや電子化は、中綴じや付箋が貼られているなど紙の状態に応じた前準備や、格納・検索・閲覧を容易にするための各種設定などのノウハウが必要となり、対応が容易ではなく、特に中小規模事業所では進んでいないのが現状だという。

同ソリューションは、紙の契約書を効率良く電子化するためのノウハウと管理台帳作成ソフトからなる「電子化 基本パッケージ」、手軽かつ効率的な契約書管理を業務雛形の提供で支援する「電子化 契約書管理テンプレート」、スキャンした契約書を画面で確認しながら属性情報を入力し定めたフォルダへ容易に振り分けできるソフトウェアである「DocuWorks 文書情報エントリー」で構成する。

DocuWorks文書として電子化した契約書に適切な属性情報を付加して管理することにより、契約書の更新日管理、検索閲覧、契約書原本の所在場所検索などが容易に可能になるとしている。

基本パッケージ以外の価格は、「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理テンプレート」が3万9000円(税別)、「DocuWorks 文書情報エントリー」が1ライセンスにつき9800円(同)。

(山本善之介)