厚さ6mmの極薄手帳「trystrams linklet 手帳2017 野帳 月間ブロック」。立ったままでもメモしやすいハードカバーなのも便利。

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不意に予定を聞かれ、相手の都合に合わせてしまう――。このような予定の入れ方をしてしまい、ダブルブッキングや、予定が集中した日ができて、困ったことのある人は結構いるのではないでしょうか。多くは、手元に手帳がなかったことが原因かと思います。

このような人は、「手帳には予定だけをメモし、予定の管理だけはしっかりできるようにする」と割り切ったほうがいいでしょう。そのためには、不意に予定を聞かれてもすぐに確認できるよう、携帯性にすぐれた極薄手帳がお勧めです。具体的には、月間スケジュールタイプのポケットサイズのものを選べばいいでしょう。

このような提案をすると、手帳以上に携帯の習慣がついているスマートフォンの手帳アプリを使うほうが便利、という人は多いかと思います。たしかにそのとおりですが、極薄手帳を使えば、サッと開けられるため、「検索性の速さはスマートフォンの3倍」といっても過言ではありません。

■1カ月の予定は見開きで確認できるようにする

今回は、厚さ6mmの極薄ポケットサイズ手帳「trystrams linklet 手帳2017 野帳 月間ブロック」(コクヨ、メーカー希望小売価格は税別1000円)を使った活用法について説明します。きちんと予定を管理できるようになるだけでも、ムダな残業を減らすことにつながりますので、参考にしてみてください。

携帯性・予定管理を重視した手帳術の鉄則は、1カ月の予定は見開きで確認できるようにすることです。これは、1カ月の予定をたったの2ページでつけなければならないことを意味します。1日1ブロック(約21×23mm)の小さなスペースしかないため、見返したとき、自分にわかる範囲で省略してつけるようにしなければなりません。

たとえば、「2月20日13時30分からにプレジデント社で打ち合わせ」があるのなら、2月20日のブロックに「プレ打 13:30」とつければいいでしょう。

それでも小さな字でつけることになりますので、0.4mm以下の極細ボールペン、ペン先が細長くて筆記面の視野が確保しやすいニードルペンなどを使えばメモしやすくなります。また、普通の予定は黒、重要な予定は赤、プライベートの予定は青といった感じで色分けすれば、視覚的にも予定の性質がひと目でわかるようになります。

予定だけをつけるとしても、予定によっては補足のメモをつけておきたいときもあります。このような場合は、余白に簡潔にメモしておけばいいでしょう。

たとえば、2月20日の「プレ打 13:30」で「文具術の連載案とそこで取り上げる文具を持参しなければならない」のなら「(20)連載案、文具」と余白にメモしておけばいいでしょう。たったこれだけのメモでも、持参するのを忘れなくなります。

■予定の詳細メモは別冊ノートで管理する

予定の補足メモをつけるにしても、予定によっては詳細なメモをつけておきたいときもあります。また、1週間の予定の段取りを整理しておきたいときなどもあるかと思います。このような詳細メモは1カ月見開きで管理することはできません。ただ、手帳で予定だけ管理するのであれば、予定の詳細メモは別冊につけておけばいいでしょう。

私の場合、これらの詳細メモは「クラシック リポーター ノートブック ソフトカバー プレーン(無地) Pocket」(モレスキン、メーカー希望小売価格は税別2000円)につけています。縦開きの手のひらサイズのノートで、基本的に1つの予定を1ページで管理しています。まずページの上部左端に日付スタンプ「S 120 Mini-Dater」(コロップ、ネット通販で720〜882円程度で販売)を押し、その横にタイトルを入れ、詳細メモをつけています。

この手帳は持ち歩くことはありませんが、詳細メモと予定と照らし合わせることで予定管理の精度を上げることに役立っています。このようにあくまでも予定の管理は極薄手帳で行い、別冊ノートを補助的に使えば、より手帳活用がうまくいくようになります。

(フリーランスライター 桃山透=文)