「会議資料を減らすと、会社が儲かる!」 多すぎる資料の弊害とは?

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儲かっている会社は、緻密な分析資料がたくさんあるのではないか」と思っていませんか?

しかし実際は、儲かる会社ほど、必要最低限の資料で経営管理をしています。

「資料は少なければ、少ないほどいい」。こう断言するのは、最新刊『スピード経理で会社が儲かる』の著者、前田氏。その真意を語ります。

緻密な分析資料はいらない

 経営者や経理部の方から、「うちの会社の会議資料はこんな形で大丈夫でしょうか」「他の会社の会議資料はどのような構成ですか」「どのくらいのボリュームが必要でしょうか」という質問をよく受けます。

 これらの質問は、「儲かっている会社は、緻密な分析資料がたくさんあるのではないか」「もっと精度の高い資料を作れる社員を採用する必要があるのではないか」という心理から出てくるものでしょう。しかし、私の経験上、儲かっている会社は、

● BS/PL
● 前年対比
● 前月対比
● 部門別
● 工番別(プロジェクト別)

 本当に最低限、見る必要のある資料だけで経営管理しています。

なぜ資料が少ないのか?

 儲かっている会社は、現場同様に経理も常に忙しい状態です。日常のルーティンワークが忙しいので、資料作成にさく時間も限られています。

 ひと昔前は、会議資料を作る専任の社員を抱えている会社もありました。しかし、今はそのような余裕のある会社も減ってきています。多くは一般業務の傍ら、並行して資料作成を行っているものです。

 当然、限られた時間内で工夫し、会議資料を役員会に間に合わせる方法を考えるわけです。そうなればおのずと、「必要最低限の情報が満たされている資料とはどんなものか」を社員みんなが考えるようになります。

多すぎる資料の弊害

 経営者の立場からすると、「分析資料を増やせば、よりよい経営判断、そして社員との議論ができる」と考えがちです。しかし実際は、特に大人数での会議となると、資料が多すぎることによる弊害のほうが多いのです。

 まず、資料すべてに目を通したり、1つひとつの内容を理解したりすることに時間がかかります。高度なレベルの資料が入っていると、全員が理解しているとは到底思えません。ところが社員は「わからない」とは言えません。

 一方、利益が出ている会社の共通点は「全員が理解している共通言語、共通数字を使って意思の疎通をはかっている」ことです。

 会議の資料も「シンプル、簡単、少量、でも必要最低限のものは満たされている」のがベストであり、それが儲かる会社の会議資料なのです。

 赤字になったり、数字が落ちてきたりすると、「うちの会社は分析資料が足りないのではないか」と焦ってしまう気持ちはわかります。でもそれは逆です。あまりにも多い資料に現実のほうが引っ張られて、身動きがとれない状態になりがちです。

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