手書き領収書とレシート、どっちが信用される?

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■コンプライアンス面に差異がある。

この9月に『経理部は見ている。』(日経プレミアシリーズ)を書くために、数多くの経理担当者や、経費を請求する社員に話を聞いてきた。そのなかで、会社によって大きな違いがあったのが、支出した金額を確認する資料の求め方だった。経費で落とすのに、明細のあるレシートしか認めない会社もあれば、手書き領収書でも何ら問題なく処理している会社もあった。

前回の連載(http://president.jp/articles/-/20358)では、経費をチェックする目的として、税務対応、決算対応、コンプライアンス対応の3つポイントを挙げた。国税局の税務相談室に電話で聞いてみたところ、「手書き領収書、レシートのいずれであっても何ら問題はありません」という回答だった。決算書をチェックする監査法人も領収書かレシートかは気にしないだろう。税務対応、決算対応ではいずれであっても問題はない。

しかし企業内のコンプライアンスの観点からは手書き領収書の問題は小さくない。

営業担当者が取引先に洋菓子セットを持っていくときに、手書き領収書では物品名や個数、購入した時間などが記載されていないので、一部を家に持って帰ってもわかりにくい。接待の際に相手へのお土産と一緒に自分の家族分を注文してもわからないと語る人もいた。

あってはならないことだが、手書き領収書だと金額欄の初めの「1」を「4」に書き換えたりすることを呼び込む恐れもある。白紙の領収書を取得して、適当に金額を書きこむようなことになれば、これは犯罪に近づいているといっても過言ではない。

経費の使い方は会社ごとに違っているので一概には言えないが、コンプライアンスの観点ではレシートの方が有効だと言えそうだ。以下では、コンプライアンス面を中心に、レシートと手書き領収書を比較してみよう。

■社員の「行動」はレシートで把握される

レシートに時刻があれば経費の支出がシナリオとして理解できる。手書きの領収書だとその場の絵図が思い浮かぶだけで二次元の世界にすぎない。しかし時間軸ができると当事者が動き出すのである。

たとえばある社員が、顧客への商品説明のために、四国の高松まで日帰り出張したとしょう。羽田空港の売店でクッキーの詰め合わせを購入して、摘要に「お品代」と書かれた2000円の手書き領収書を提出すれば、「顧客宛て手土産」としてすんなり処理できる。しかしそのレシートに19時と印字されていたらどうだろう。顧客への手土産に使ったというシナリオは崩れる。

飲食を伴う打ち合わせで20時に精算してレシートを受け取り、駐車場から出庫した時刻が22時であったとしよう。その2時間は何をしていたのか、業務である説明がなければ2時間分の駐車場代は払えないことになるだろう。

企業のケースではないが、生活保護申請の相談に乗っている人は申請者の生活費などを把握するため各種の領収書、レシートをチェックする。その際にコンビニのレシートだと時刻が入っているので生活リズムが崩れていることなども読み取れるのだそうだ。

逆にタクシーのレシートには時刻が入っていないものが大半なので、勤務時間中に営業で使用したのか、時間外で私用に使ったものかが判別できないことが多い。

また手書きの領収書だと、送料はお品代に含まれるが、百貨店のレシートであれば、送料が品代とは別に印字される。このため客に手土産として持っていったはずの商品が、社員の自宅に配送されていたことをレシートの記載から突きとめた経理担当者もいる。大手書店のレシートなかには本のタイトルを検索できるものもある。

またレシートでは飲食人数も記載されているので、レシート面から単価が計算できる。このため5000円を基準とする交際費にあたるかどうかの判断もしやすい。

コンプライアンス面の運用に加えて、精算処理の手間と労力という観点からも、会社側は明細が記入されたレシートを積極的に利用していくべきだろう。

■レシートには宛名がないが……

ただレシートの書面には宛名がないものがほとんどなので、誰のためにその金額を支出したのか明確ではない。個人での買い物や飲食でもレシートはもらえるので、会社経費で購入したと示すために必ず宛名がある領収書でないといけないと考える経理担当者もいた。たしかにレシートは誰のためにその金額を支出したのか明確ではない。しかし証明力という点でいえば、手書きの領収書についても、それを書く人は宛名の会社の存在など何も確認はしていない。それほど大差はないと言える。むしろ書類のたたずまいとして会社名を要求している面がある。

なお手書き領収書との比較ではないが、各種ポイントカードの使用を隠すために、レシートの下段を切り取って提出する社員もいる。それもまっすぐ切っていればともかく、ななめに切られていることもある。資料には手を加えてはいけない。切り取ったものかどうかくらいは、経理担当者が見ればすぐにわかるのである。

経理規定で「手書き領収書ではなく、明細の入ったレシートを提出すること」とルール化しても、すべてがレシートには振り替わらない。

ホテルやFCの店舗は、ほとんどがレシートだが、地方の飲食店ではレジを置いていないこともある。都心でも昔風の小さな喫茶店や商店などは手書き領収書が多い。さらに駐車場の一部(かなり機械化が進んでいるが)や運転代行業者は手書きが中心である。

ただ都心であれば「レシートを取得できる店舗を使え」と言ってもそれほど困らない。

レシートの提出を徹底すると、精算票に「この店はレシートを発行していません」と書いて手書き領収書をつけてくる社員もいる。しかし経理担当者は不審に思えば「おたくの店はレシートを発行していないのですか?」くらいのことは電話で確認する。そうすると何割かは「発行しています」という回答が返ってくるそうだ。なかには、「和民ではレシートが出ません」と言い訳が書かれた精算票を受け取った経理担当者もいる。言うまでもないが、和民でレシートが出ることは誰もが知っている。

また「レシートをくれない店の使用は今後控えます」と書いておきながら、すぐに同じ店での飲食の精算票を提出してくる社員もいる。こうなると、その社員の書類は「信頼できない」と烙印を押すことになるだろう。

このように見てくるとコンプライアンス面では、レシートの方が信頼度も高いと言えそうだ。またレシートの方が税務署のウケが良いというのには、レジスターをきちんと使っている店舗や業者は取引の相手方として税務上も安心できるとの判断もあるのだろう。

以上述べてきたような手書き領収書、レシートの持つ巧拙も考慮に入れながら経理部としてはどういう書類を徴求するかを再検討することも一法であろう。

(人事コンサルタント 楠木新=文)