外資BCGコンサルが伝授! 超簡単、パワポ作成時短テク

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■超簡単、お客大満足のスライド術とは?

パワポ資料に着手する際、最初にすべきこと。それは全体の設計図を作ることである。「まず与えたいインパクトからタイトルを決める。そして、1枚目は言葉で説明、2枚目はパネルを2つ並べて比較……など、全体の流れを1枚ずつ紙に書き込み、大体のボリュームを把握します。その後、パワポに落とし込むんです」と、ボストン コンサルティンググループ(BCG)の堀内喬氏は解説する。

同社の堀川隆氏は、アウトルックを使い、テキストで設計図を作る。「大項目1つがスライド1枚になるように書きます。メールなら少ないスクロールで全体像が把握でき、メンバーとの共有も送るだけ」だからだ。

この作業を繰り返すうちに、「あのパターンでいこう」と得意なフォーマットが頭に浮かぶようになるという。「最初は、奇をてらった資料を作りたくなりますが、だんだん基本パターンに忠実なものが伝わりやすいとわかってくる。伝えたいメッセージが決まれば、作業は一気に早まります」(堀内氏)

■パワポ時短テク

【1】ツールバーをカスタマイズする
スムーズに作業するためには、画面最上部によく使う機能を一極集中させ、覚えやすい順番で並べるといい。「クイックアクセス ツールバー」(下画像赤囲み)なら一行でまとめることができる。

(a)操作方法は、「ファイル」→「PowerPointのオプション」→「クイック アクセス ツールバー」。表示されるコマンドから、使いたい機能のアイコンを選んで、「追加」をクリックすればOK。削除したい場合は右側のアイコンを選んで、「削除」をクリック。

(b)カスタマイズされたクイックアクセス ツールバー(赤囲み)。元々あるツールバーの下に、自分が追加した機能がずらりと並ぶ。

【2】目的からスライドのデザインを選ぶ
BCGでは、スライドの基本型は以下の3つ。最初からどの型にするか決めておけば、悩む時間を削減。さらに情報を表に落とし込むことで、思考が整理され、プレゼンで効力を発揮できる。

(c)パネル「2つの物事の関係性を伝える」――例:例:製品比較、背景と目的、BeforeとAfterなど
(d)ボックス「複数の項目の関係を伝える」――例:3つの別案、複数例の検討など
(e)バリューチェーン「物事のつながりを示す」――例:企画→調達→製造→出荷→販売など

【3】要点は箇条書きで1行以内
長文は書くのも直すのも時間がかかるうえ、読む側にとっても要点をとらえにくい。文章は短いほうがわかりやすく、訴求力が高まる。長い文章は分解し、なるべく1行におさめて、「改行しない」を心がけたい。

【4】1スライド1メッセージのみ
アニメーションを駆使したパワポ資料を作成しても、見る側は動きに気をとられ内容は残らない。徹底したいのは、「1スライドにつき1メッセージ」の意識だ。情報過多で散漫にならず、頭に残りやすい。

【5】内容は見やすくマークで階層分け
レベルを使って階層を分けると、どの内容が優先事項や補足なのか、文章で説明しなくてもビジュアルとして伝わってくる。同じく“・”(ブレット)も便利。内容を読む前から、ポイントに対して注意が向く。

(f)文章にカーソルを合わせ、内容の重要度を考えながらレベルを上げ下げできる。操作は「ホーム」→「段落」→「レベル上げ」(インデントを増やす)or「下げ」ボタン(インデントを減らす)をクリック。なお「Alt+Shift+↑(↓)」で上下移動も可能。

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ボストン コンサルティンググループ(BCG) パートナー 堀川 隆
東京大学理学部卒。三和銀行、ING生命保険、AIGを経て現職。保険・金融業界等に対し、様々なプロジェクトを手掛けている。
 
BCGプロジェクトリーダー 堀内 喬
京都大学大学院工学研究科修士。情報通信、消費財業界等に対し、全社改革、新規事業立ち上げ等の戦略立案・支援を手掛けている。
 

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(文=鈴木 工)