職場で避けられない「仕事の邪魔」との付き合い方

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職場で何度も仕事を中断させられ、嫌な思いをしたことはないだろうか。

時間管理に関するオンライン調査に寄せられた6,000件以上の回答を分析した結果、全体の71%が、仕事中に頻繁に作業を中断させられることがあると回答した人した。外的要因を一切遮断して仕事に集中できると回答した人は、わずか29%だった。

もちろん、職業によってはそれが「邪魔」や「妨害」にならないこともある。例えば緊急治療室で働く看護師の場合、次から次へと緊急の仕事が入ってくるのは日常茶飯事だ。だがその他の人々にとって、事あるごとに邪魔が入ってきては、仕事の生産性に大きな悪影響を与えかねない。

さらに調査結果を掘り下げてみると、仕事を中断することがその人の”達成感”に悪影響を及ぼすことが分かった。例えば頻繁に作業を中断させられる人の場合、「今日は本当に充実した日だった」と感じるのは半数に満たない44%。対照的に、誰にも邪魔されずに仕事に集中できる人の67%が、このような達成感を感じていた。

だが現実的に考えて、1日の中で、仕事を阻害する要因を一切シャットアウトすることはほぼ不可能だ。誰でも、職場にいる人々に気軽に声をかけられる存在でありたい。しかし、それが一日中続くのも困りものだ。

近所のカフェで1時間仕事をしたら、オフィスで長時間仕事をするよりも多くの成果が生まれた、という経験はないだろうか。その主な理由の1つは「カフェでの1時間」に外部からの邪魔が入らないことなのだ。

報告書やプレゼン資料の作成のようなじっくり考える仕事をする場合、何度も外からの邪魔が入ると、ひと続きの思考を維持することはほぼ不可能になる。

例えば、自分の考えを整理して、報告書の作成に取り掛かるまでに10分かかるとしよう。そして実際に報告書を書き始めて10分で、他の人に作業を中断させられたとする。立ち上がって用事を済ませ、デスクに戻って作業を再開する。すると、先ほどの思考は失われてしまい、作業を再開するまでに10分間の「起動時間」が必要になる。1時間当たりわずか3回作業を中断するだけで、30分を無駄にすることになりかねないのだ。

だからといって、近所のカフェで仕事をすることを勧めている訳ではない。筆者が言いたいのは、1日のうち数回は仕事を阻害する要因をシャットアウトすべきだということだ。

まず、1時間だけメール機能を遮断する。アプリが開いたままになっていると、バックグラウンドで作動しているだけでもチェックしたくなるため、アプリも閉じておく。次に、携帯電話をデスクから遠くに置く。

そして自分のオフィスがある人は、ドアを閉めることだ。自分のオフィスがない人は、休憩室などのいつもとは別の場所に行く。重要なのは、上司や同僚があなたに声をかけることができないように、彼らと物理的な距離を置き、バリアを作ることだ。

そして最も重要なのは、従業員や同僚に「これから1時間は自分の作業を邪魔しないように」と告げておくことだ。火事などの緊急事態は別だが、そうでなければ質問やお願いは後回しにしてもらう。するとじっくり考える作業をするチャンスができるだけでなく、1時間という期限を設けることで、より迅速に作業をするよう自分にプレッシャーをかけることができる。それが生産性を確実に高めることにつながるのだ。