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野村総合研究所(NRI)は11月1日、企業が取り扱う紙の重要書類を専用スキャナーで電子化し、インターネット環境から完全に隔離されたデータセンターで安全に管理するサービス「e-BANGO /image α(イーバンゴウイメージアルファ)」の提供を開始した。新サービスは個人情報や機密情報などを含む、企業にとって重要な書類の電子化からデータ保存・破棄までを支援する。

マイナンバー法では、扶養控除申告書などマイナンバーが付いたさまざまな帳票類について、紙帳票・電子帳票の区別なく、厳重な保管と保存年限到来後の確実な破棄を求めている中、2016年1月に適用が開始された改正電子帳簿保存法(電帳法)におけるスキャナー保存要件が緩和。これにより、企業は大量の国税関係書類について電子化を具体的に検討することが可能となり、新サービスを利用すればさまざまな紙の重要書類を電子化でき、管理の負荷、リスクを軽減できるという。

新サービスでは、ユーザー企業が専用スキャナーで電子化した書類データを専用回線を通じてNRIのデータセンターに送って格納。承認・保存されたデータは、ユーザー企業の端末から、照会・検索を行えるほか、電帳法で求められるタイムスタンプ付与・一括検証を行うことが可能だという。保存データを破棄する際には、予約登録をするだけで、所定の期日到来時にマイナンバー法が定める速やかな破棄を実現するとしている。

特徴として「高いセキュリティレベル」「マイナンバー法、電帳法上のシステム要件に対応」「帳票レイアウト機能により大量のスキャニング作業を支援」「NRI独自の保管期限管理機能(特許出願中)による正確な破棄・記録の実現」の4点を挙げている。高いセキュリティレベルは、電子化した画像データはインターネットから独立した専用回線を通じて、NRIのデータセンターに送られ、安全に管理する。

マイナンバー法、電帳法上のシステム要件への対応では、マイナンバー法の施行や電帳法の改正に合わせて、システム的に対応する技術的安全管理措置要件を充足する「セキュリティ」機能、速やかで確実な破棄及びその記録を担保する「破棄予約登録・破棄」機能、真実性を担保する「解像度」「タイムスタンプ付与」「タイムスタンプ一括検証」「アクセス権限付与」「アクセスログ記録」機能、可視性を担保する「照会検索」機能などを備えている。

帳票レイアウト機能により大量のスキャニング作業を支援については帳票レイアウトから帳票の種類を自動識別することで、多種多様な書類を効率的に電子化するほか、過去の膨大な書類の一括スキャニング作業を支援するBPOサービスも別途利用できる。

NRI独自の保管期限管理機能(特許出願中)による正確な破棄・記録の実現に関しては、、紙による書類管理の場合、対象書類の破棄日を管理台帳に記帳し、破棄日到来後に物理的に抽出・破棄し、記録することになるが、新サービスを利用することにより、破棄日を予約登録するだけで、自動で確実に当該書類の検索・破棄とその記録が可能だという。

(岩井 健太)