本日の相談者は生活用品メーカーに勤める田辺美保さん(仮名・28歳)。

「他部署の方との合同会議や、客先のアポイントなど、誰が仕切るのがビジネスルールとして正しいのでしょうか。というのも、ミーティングに参加していて、次の予定などが話題にあがるのに、いっこうに決定の予定が立たない状況にいつももやもやしてしまうからです。余計なことをして生意気と思われるのは嫌ですが、私が進んでやれば、もっと効率よく進むのにと思ってしまいます。買って出る場合のスマートな言い方、後輩や先輩の方に頼んだほうがいい場合と、頼み方のマナーを教えてください」

鈴木真理子先生に教えていただきます。

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サポートする意識で臨めば評価がアップ

現場の仕切りは、そのチームの中で一番立場が上の人が行ないます。上司や先輩、ということになります。でも、日程調整などのこまごまとした庶務的なことは、上司にやらせないようにしたいものです。中堅社員であるあなたが「上司にさせるほどのことではない」という気持ちになっていることは、すばらしいことだと思います。上司や先輩をサポートする意味であなたが仕切ると、「気が利くね」と喜ばれますよ。

出しゃばりと思わせないコツ

とはいえ、勝手に客先などとやりとりをしてしまうと、出しゃばりと誤解されることも。ひとこと、事前に「よろしければ私が先方と調整いたしましょうか」とお伺いをたて、OKが出てから進めるのがよいでしょう。その際には、メールのCCに上司や先輩を入れて、作業を行ないましょう。

迷惑をかけそうな場合は人に頼む

後輩や先輩、上司に頼んだほうがいいのは、あなたが異動や担当替えをしたばかりで、手を出すと逆に迷惑がかかってしまいそうな場合です。

とくに社外とのやりとりをする場合は、部としての顔として動くわけです。段取りの悪さを露呈したくありません。

また、メイン担当者が先輩や後輩ならば、その方にお任せをしてフォローに回るとよいでしょう。そのときは、「不慣れなので〇〇さんにA社との日程調整をお願いしてよろしいですか? お手伝いすることがあれば遠慮なく言ってください」と口頭で伝えてみてください。

中堅社員は、調整力が求められる

仕事をしていく中で、一番大変な時期が、中堅社員のポジションにいるときでしょう。ひととおりの仕事を覚え、ただ与えられた仕事だけをこなすだけの新人時代を卒業し、自ら仕事をつくっていかなければいけない。一方で、上司や先輩、後輩とのはざまで、円滑に作業が進むように目配りもしていかなければいけない。心身ともに疲労困憊、という状況に陥ってしまう人も多いでしょう。でも、ここを乗り切ることで、さらなるステップアップにつながっていきます。仕事人としても成長します。

人間関係を上手に生み出すコツは、「一歩引きながら、相手のために動く」という姿勢を見せることです。繰り返しになりますが、意見を言うときに、「〜してもよろしいでしょうか?」とお伺いをたてる聞き方にするだけで、かなり好感度が上がりますよ。

「あんたが無能だからあたしがやってやる」という気持ちを態度に出してしまうのは、社会人マナーとしてはいただけません。



■賢人のまとめ
現場の仕切り、決定権はチーム内で立場がいちばん上の人にあります。その方をサポートするという気持ちで、庶務を請け負うと、評価もアップしますし、現場がスムーズにまわります。

■プロフィール

女子マナーの賢人 鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『もう必要以上に仕事しない!時短シンプル仕事術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部に迫るヒットとなる。 

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