文化祭やサークルのイベント企画や準備、あるいはバイトなどでミーティングをしたとき。
「なかなか良いアイデアが出ない…」
「話の長いヤツがいて3時間もかかっちゃった…」
「けっきょく雑談になっちゃった…」

なんてこと、ありませんか?

嫌な雰囲気になったり、ダラダラと無駄な時間が過ぎたりしないように、ミーティングにもコツがあります。
それを身につけておくと、社会人になってからもとても便利です。

そこで今日は、マンガと文章でとても分かりやすく会議術を教えてくれる本『世界で一番やさしい会議の教科書(※)』から、ミーティングで意識すべき3つの重要なことを紹介します。
(※)https://www.amazon.co.jp/dp/4822271781

 

1.議題ごとの時間を決める


「あ、もう一つ、会議の時間を確認したいのですが」
「会議の時間は一時間だろう?」。今度は片澤が口を開いた。
「いえ、議題ごとの時間です。今日は内容が多そうなので時間配分を確認しておきたかったんです。議題はこんな感じですよね?」。葵はホワイトボードに議題を箇条書きにした。あーなるほど、という感じで、片澤がうなずく。
(中略)
片澤がその横に時間を書き込んだ。

定例会議<議題>
問い合わせ内容の確認 5分
事後対応が必要な物を選定 15分
事後対応方法と担当を決める 35分
決まったこと、やるべきこと確認 5分
P.62

ミーティングの最初にまず、何を話すか、何を決めるかを箇条書きしましょう。
ホワイトボードがあれば便利ですが、少人数ならノートなどでも良いですね。

そして、1つ1つの話題にかける時間も書き込むのです。
そうすれば、いつまでもダラダラとミーティングが長引くことがなくなりますよ。
全員が時間を意識し、集中してミーティングすることにつながります。

2.参加者に頭を使ってもらうための「質問」をする


参加者の思考を切り替えたり、新しい視点を与えたり、ハッとするような的確な質問を放り込めると、議論がグッと前に進む。
P.238

たとえば以下の質問が紹介されています。
意見がまとまらないとき・誰からも意見が出ないとき。
→「だいぶ混沌としてきましたけど、この議論このまま続けますか?」
→「何が分かったら、この議論に結論を出せますかね?」

話がそれてしまったとき。
→「このテーマ、今話したほうがいいですか?」

発言者の話が長くて何を言いたいのか分からないとき。
→「今の話を一言で言うと(まとめると)、どうなります?」

他にも、以下が使えるかもしれません。
「もし他に方法があるとしたら…?」
「できるかどうかはひとまず置いといて、どんなことがやりたい?」
「今決めておくべきことは?」

鋭い「意見」を出せなくても良いのです。
鋭い「質問」をすれば、ミーティングに良い刺激を与えられます。
そのためには、一歩引いて冷静に全体を見るつもりでミーティングにのぞみましょう。

3.終了時に、決まったことを再確認する


会議が終わったタイミングで、”決まったこと、やるべきこと”を確認するんだ」
P.35

やるべきことは、”誰が、いつまでに、何をするか”を明確にした方がいい。
P.37

せっかくミーティングをしたのに、何を話したか忘れてしまう人がいます。
また、あとから
「え?やってないの?この前話したじゃん」
「うそ?聞いてないし」

なんてふうになることも。

ミーティングで
・誰が
・いつまでに
・何をするか
を決め、ミーティングが終わったら再確認しましょう。

まとめ

1. 議題ごとの時間を決める
2. 参加者に頭を使ってもらうための「質問」をする
3. 終了時に、決まったことを再確認する
この3つを意識するだけで、「ミーティングの達人」と思ってもらえるかもしれませんね。
せっかくみんなで集まってミーティングするのですから、有意義なものにしましょう。

実は、大人でもできていない人が多いかもしれません。
バイト先のミーティングでも意識してみると、あなたの評価が上がるかも?
※この記事はタウンワークマガジンとガジェット通信で共同制作しました。

文:ホラノコウスケ(書評ライター) 企画:ガジェット通信