もし富山市議会事務局にベテラン経理担当者が入ったら

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■企業の経理担当者から学ぶべき点は多い

富山市議会の政務活動費(政活費)の不正問題が連日報道されている。自民党系会派の議員を中心に責任をとっての辞職も相次いだ。領収書の金額を加筆して水増し請求するなど悪質な手口で、なかにはパソコンで自ら領収書を偽造していた議員もいたという。

不正行為が組織的に蔓延しているので、単なる議員個人のモラル問題にとどまらず、改善策も組織的な対応が求められるだろう。

日本経済新聞は、9月24日の社説で「目に余る富山市議会の不正」という見出しで取り上げ、改善策として、「領収書はすべてインターネットで公開する」「政活費の支給は実際に使った経費を後から支払う『後払い方式』にする」という2点を指摘している。

私は、9月に発刊した『経理部は見ている。』(日経プレミアシリーズ)を書くために、多くの企業の経理担当者に取材して、彼らがどのように会社の経費をチェックしているかをつぶさに見てきた。

一見すれば、政活費の取り扱いと、会社経費の課題は異なるように見えるが、改善策から逆算してみれば、経理担当者から学ぶべき点は多い。そこで、もし富山市議会事務局にベテラン経理担当者が入ったらどうなるかを考えてみた。

情報公開請求で領収書などを確認するのは有効な手立てであるが、どうしても事後的になってしまう。やはり支出する前にチェックするのでなければ、適切な運営を確保する改善策にはつながらない。そういう意味では、政活費を後払い方式にすることも当然のことだ。ベテラン経理担当者は、事前に渡す必要がある経費だけは企業での仮払いの処理を導入して、基本は後払い方式に変更するだろう。

今回の富山市議会の例では、白紙領収書を使った架空請求や、領収書に数字やただし書きを加筆する改ざんが繰り返されていた。領収書の金額を加筆すると全体のバランスが悪くなり、数字も筆跡と同様に各人の癖が出ることから、経理担当者が本気でチェックすればかなり分かる。怪しい書類を提出した議員に簡単な文書で照会すれば、その牽制効果は大きいはずだ。また領収書だけで支出するのではなく、納品書、請求書といった通常の商行為で求められる書類についても提出するように彼はルールを変えるだろう。そうすれば領収書にこだわって改ざんをしても意味をなさないことになる。

また支出が多い業者との取引内容や、繰り返し提出される領収書を集めて一覧表にすれば不正が明らかになる可能性は高い。ベテランの経理担当者は、「一件、一件の書類では分からないことでも、まとめると見えてくる」と語る。

■厄介な組織のなれ合いと圧力

また今回の事案でも全議員が不正に手を染めているわけではない。ある経理担当者は、「以前からきちんとしていた人が、その内容だけいい加減な支出をすることは少ない」と語り、規定やルールをすり抜けようとする社員は決まっているという。証券会社で長く営業のアシスタントを務めてきた女性は、経費の使い方で経理部から注意を受ける社員を何人も見てきたが、「なぜ、あの人が?」といった意外な社員はいなくて、皆が「ああ、やっぱり」と思う人ばかりだそうだ。

市議会の議員についても同じであろう。つまり問題のある議員をリストアップしてその人物を集中してチェックすれば足りるということだ。

富山市の議会事務局職員が、報道機関からの政務活動費に対する情報公開請求があったことを当該市議に漏らしていたことが判明した。請求した個人名を知らせていた例もあったという。責任者の事務局長は「守秘義務違反で信用を大きく損なった。制度の根幹を揺るがす行為だった」と陳謝した。他府県の県議会や市議会でも同様なことがあったと報じられている。

おそらく議会事務局の職員が制度の趣旨を全く知らなかっただけではなく、ある程度分かっていても職員と市会議員が内輪の論理のなかで情報を流していたり、あるいは議員からの圧力によって教えたケースもあったのではないだろうか。

これは企業にも似たような問題はある。現地の担当者は経費支出の内容をきめ細かく見ることができるが、小さな所帯では社員同士の関係が近すぎて、逆にチェックが甘くなってしまう恐れがある。経費を支出する支店長と経理担当者が上司と部下というケースもあるからだ。そのため本部で最終的に審査して適正さを担保している会社も多い。ここには、仕事の機能面よりも人との結びつきを優先する日本の組織に特有な課題が横たわっている。

また「会社の上層部については、経理の規定やルールから外れた支出があってもそのまま通してしまう」と語る経理担当者もいた。経理部がそれほど強くない会社では、忸怩たる思いを抱えながら経営者や上層部が提出した書類を見ている担当者もいるのである。

そういう意味では、事務局に入ったベテラン経理担当者に対して一定の独立性を担保することが求められる。

■元兵庫県議の支出チェックは正しかったか

政務活動費の不自然な支出で思い出すのは、詐欺などの罪に問われた元兵庫県議の事件だ。号泣しながら釈明した記者会見での姿が記憶にある人も多いだろう。

マスコミの報道によると、起訴状では、2011年度〜2013年度に計344回の日帰り出張や、「切手代」としての購入分、文具の購入などとして費用を架空計上し、政活費約913万円を詐取したとされる。

この元兵庫県議に対して、「組織としてどのようなチェックが行われていたのか、非常に気になる」という経理担当者が多かった。

もちろん彼らは県議を擁護するつもりはない。しかし組織としてのチェックがきちんと行われていれば、起訴にまでは至らず、支出額もこれほど膨らまなかったのではないかというのだ。

たしかに年間別に元兵庫県議の不正支出額を見ると、年々膨らんでいることがわかる。初めはおそるおそる書類を提出していても、何もチェックされないということが分かって不正が拡大したと推察できる。

政務活動費は、そもそもが他人のお金であるから議員が自らを律することは当然である。しかし金銭を管理するのが苦手な人もいるのも事実である。私自身が管理職当時に、お金の関係で問題を起こした社員とのやり取りで「どんぶり勘定になってしまう人だなぁ」と思わずつぶやいたことを覚えている。

市議会事務局に経理担当者が入れば、政活費の不適切な取り扱いを正すことのみならず、議員が経費支出のダークサイドに陥ることを防ぐ役割を担うことになる。同時にその不祥事によって管理責任などを問われる仕事仲間を守ることにもつながりそうだ。

ベテラン経理担当者が事務局に入って、議員に対して照会を行い、注意を促すことは大きな効果を持つと思われる。

(人事コンサルタント 楠木新=文)