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Gmaalメールの整理はどうしていますか? 届いたメールを読みっぱなしにしておくと、受信トレイはすぐにメールでいっぱいになってしまいます。Gmailの「アーカイブ」機能を使うと、メールをすばやく整理できます。慣れてしまうとほかのメールには戻れない便利な機能ですので、ぜひ活用してみましょう。

○「アーカイブ」なら1秒で整理できる

「アーカイブ」は、Gmailの最も特徴的な機能の1つです。Gmailには「フォルダ」という考え方がなく、代わりにアーカイブ機能を使ってメールを整理します。

使い方は簡単です。メールを読んだら「アーカイブ」ボタンをクリックするだけです。メールが受信トレイから消えて、次のメールが表示されます。消えるといっても、Gmailからメールそのものが削除されるわけではなく、メールは「すべてのメール」に保存されています。必要になったら取り出して、いつでも読み返すことができます。

(図1)受信トレイのメールを開いて「アーカイブ」ボタンをクリック。

(図2)受信トレイが表示されました。受信トレイからメールがなくなるまで「アーカイブ」操作を繰り返すと、受信トレイをスッキリ整理できます。

○複数のメールをまとめてアーカイブする

すでに読んだメールや、読まなくてもいいメールが受信トレイにあるときは、メールの左端にあるチェックボックスにチェックを入れて、「アーカイブ」を実行します。複数のメールをまとめてアーカイブできます。

(図3)チェックボックスにチェックを入れて、「アーカイブ」をクリックするとまとめてアーカイブできます。

(図4)ここをクリックすると、既読メールや未読メールなど条件を選んでメールを選択できます。

○アーカイブされたメールはどこへ?

Gmailでは新着メールが届くと、「すべてのメール」に保存されます。このとき「受信トレイ」という「ラベル」が自動で付けられて、受信トレイにも表示される仕組みです。

アーカイブは、この「受信トレイ」というラベルを外す操作です。ラベルを外されたメールは受信トレイからは見えなくなりますが、「すべてのメール」を開けばいつでも表示できます。

(図5)「すべてのメール」を開くと、アーカイブしたメールを表示できます。メールは届いた順に表示されています。

(田中拓也)