仕事が速い人が「見えないところ」でしている3つのルール

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 同じ仕事をしているはずなのに、なぜかアイツのほうだけ先に仕事を片付けて、とっとと帰ってしまう。しかも、どこにも手を抜いた形跡がない。あなたは職場でそんな人を見かけたことはないだろうか?

 仕事が速い人と遅い人を分けるポイントはシンプルだ。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』著者で、日本IBMシニア・プロジェクト・マネージャーの木部智之氏に「仕事が早い人に共通する3つのルール」を伺った。

◆簡単な仕事こそ後回しにせず早くやる

「仕事を速くするための1つ目のルールは、あまりにも当然のことですが、その仕事に早く手をつけること。基本は作業のスピード、考えるスピード、人を動かすスピードを早めるということです。チームで仕事をするときに、人に早く指示をすることで、アウトプットの成果が変わってきます。

 たとえば私は現在、合計13のチームで働いているのですが、ある日の夜、そのなかの1チームが本来であれば前日の19時半までに終わらせているはずの仕事をやっていることに気付きました。なぜこんなことが起こってしまったのでしょうか。

 そのチームは、台帳に行なうべき作業を記入して、それを担当者が実行するというプロジェクトの進め方を採っていたのですが、担当者がその台帳に作業を書いていなかった。それが原因で、大変な作業が発生してしまったのです。

 私は決められた日の13時半までに作業を台帳に書くという指示をしていたのですが、そのメンバーが下に指示するのが1日遅れた。これが遅延の原因となり、他の12チームも予定より1日遅れになるという負のスパイラルに陥ってしまったんです」(木部氏)

 いわば台帳を書くという単純な作業を後回しにしたことがチーム全体の遅れに繋がってしまったのだ。

「仕事は複数の人との共同作業です。MTG(ミーティング)の前に仕事を依頼するか、終わってからするかでは1時間異なる。細かいけれども、これがさばける仕事の量を左右する。早く指示を出すことは、意識してやらなければいけないのです」

 自分がやらないばかりに、他の人の仕事を遅らせてしまう。自分の仕事をスビーディーにできない理由として、木部氏は「自分の仕事の内容を咀嚼しきれておらず、その重要性がわからないまま処理が遅れ、他人に迷惑をかけてしまうのだ」と、指摘する。

「かつて、私が社内で上司の仕事のやり方を観察していたところ、全員が共通して物事の動き出しが早いことに気づいたんです。何か問題があったらすぐに人を集めて話し合うことを徹底しているんですね。

 初動を早くすることは、言い換えれば「迷っている時間を減らす」ということです。ビジネスに絶対的な正解などないのですから、どの選択肢がいいかを悩むよりも、まずは動いてみるなど割り切ったほうがいいと思います」(木部氏)

◆間接的な作業をするとき、不要な労力を省く

「メモで報告すればいい内容なのに、わざわざパワポを作って時間をかける。これをムダと言いますが、知らずしらずのうちに投資対効果の低い仕事をしてしまっていることがあるのです。同じ1時間でも、成果の良し悪しがはっきり分かれてしまいます。間接的な作業からは何も生まれないことを理解できていないのです。

 事例として、とあるチームで見積もりを依頼したことがありました。最初に出てきた見積もり内容の論理が成り立っていなかったため、差し戻したんですね。その後、彼らがどうしたかというと、チームのなかで1時間も2時間も議論した挙句、私に『足りない工数を説明するのに20分ください』と言ってきたんです。『整理しなくてもいいよ、すぐに教えてほしい』と私は伝えました。