任されちゃった…!「同窓会幹事の」やるべきこと全リスト

写真拡大

久しぶりに仲間と集まる同窓会。とはいえ、幹事になるとお客様気分で同窓会を楽しむのは難しいもの。

規模が大きければ大きいほど、幹事の負担が増えてしまいます。

そこで、同窓会の幹事がやることや、気を付けたいポイントをまとめてみました。

■1:事前準備

まず真っ先に決めたいのが、幹事のメンバーです。

同窓会は、クラス単位や学校単位など人数が多いので、幹事を複数人で担当することも珍しくありません。

コミュニケーションを取りやすいメンバーを幹事に選出し、円滑にすすむように心がけましょう。

会のコンセプトや開催日を決めるだけではなく、スケジューリングも大切なポイントです。

とくに学校単位などの大人数が参加する同窓会の場合、様々な人が係を担当し分担することも珍しくありません。効率化のためにも、スケジュールは事前にしっかりとたてておいてくださいね。

また同窓会のプログラムでは、みんなが盛り上がるようにゲームや出しものなどを行うケースが多いです。

出しものをお願いしたり、外部に依頼する際には、スケジュールや費用の調整が必要なりますので、早めにプログラムを考えましょう。

■2:会場予約

会場の予約では、参加人数を予測し会場の下見を行います。

予約する際には、キャンセル料の有無やキャンセル可能期間の確認も必ず行いましょう。

また人数変更がいつまで可能かも確認しておくと、急な参加や不参加に対応することができます。

■3:収支計画

大規模な同窓会の場合、会場をおさえるのに前金が必要だったり、レクリエーションのために買いものを事前にすることもあります。

案内状を発送する場合には、印刷費や郵送費もかかります。

そのため、会費の設定だけではなく準備金の用意も幹事にとって大切な仕事の1つです。

■4:案内状送付

案内状の送付を行う前に、名簿の作成をします。

名簿はアルバムや以前の同窓会から流用することが多くありますが、連絡がつかない人が多い場合には早めに準備をはじめて連絡先の変更を呼びかける必要があります。

また案内状の制作を業者に依頼する場合、繁忙期は時間がかかることもありますので注意しましょう。

■5:出欠管理

参加者を多く集めるためには、転居先不明者を探すことが大切です。

案内状を送付する前に、連絡が取れない人はつてを使って居場所の確認をしておきましょう。

出席者数の確認は、案内状の返信の他、メールも利用されています。

出欠の返信は、欠席の場合でも貰えるようにお願いしておくと、連絡がつかない人をリストアップすることができるので、次回の同窓会開催時に便利です。

■6:当日準備

当日のプログラムを円滑に進めるために、当日の係を決めておくだけではなく、買い出し担当を作って必要なものが揃っているか、誰が買い出しを行うのか等を管理してもらうと、幹事の負担を減らすことができるのでお勧めです。

■7:当日運営

受け付けはお金を扱うので、信頼できる人に依頼するだけではなく、2人以上を配置して受付に必ず誰かいるようにしましょう。

司会進行や写真撮影は、プロに依頼をする方が負担を減らすことができます。

とくに集合写真の撮影は、三脚の用意なども必要ですし、撮影を担当する方は写真に写ることができませんので、カメラマンを手配するのがお勧めです。

経費の計算や清算は、会場費を前払いしていない場合、すぐにする必要があるケースも多いので注意が必要です。

ある程度参加者が集まったら、同窓会がはじまる前に計算をしておくと楽になります。

一次会が終わったら、迅速に会場を出て二次会へ向かうように誘導しましょう。

■8:同窓会終了後

同窓会終了後、個人的に撮影した写真は、Dropboxなどのオンラインストレージサービスを利用するのが便利です。

ゲストとしてご臨席くださった先生には、写真を添えてお礼状を送りましょう。

そして会計報告や、次回開催のための同窓会名簿作成など、同窓会が終了しても幹事の仕事は多くあります。

最後まで気を抜かずに頑張ってくださいね。

以上、同窓会幹事がやらなければいけないことをご紹介しましたが、いかがでしたか?

同窓会の幹事は、やることが多く大変だと思うかもしれませんが、上手に役割分担をすることで負担を減らすことができます。

みんなが楽しめる同窓会にするためにも、幹事さんの負担を減らして、目配り・気配りができるように心がけましょう。