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●人工知能で手書き文書を楽々データ化。事務処理の時間もコストも削減
○人工知能で手書き文書を楽々データ化。事務処理の時間もコストも削減

オフィスワーカーが一度は感じる「あったらいいな」のひとつに、「この書類、誰か入力しておいてくれないかなぁ」という、素朴だが切実で非常に大きな願望が挙げられるだろう。昨今、技術の革新によって書類をスキャンしたデータからテキストデータを生成してくれるOCRによって願いが叶えられたかに思えた。だが実際は、データ化した内容を改めてチェックしてみると読み取り精度のバラツキにガッカリ……。結局は手入力に勝るモノはないのか、と諦めていた方々にご紹介したいのが、今回取り上げるAI insideマーケティングが販売を取り扱う人工知能により手書き文字を高精度でデータ化してくれるクラウドサービス「AI inside」だ。

このAI insideの最大の特徴は99.89%(AI inside社推奨の環境下においての読み取り精度)にも及ぶという読み取り精度の高さにある。多岐にわたるデータ処理が可能な人工知能「Neural X」の画像認識と自然言語処理の機能を主に活用することにより、手書き文字を高い精度でテキストデータ化してくれる。用紙の記入欄からはみ出ているものや日本の商習慣で用いられる文字を間違えた際に二重線で消すといった手書きならではの文字にも対応している。

また、高い精度を実現するために同社では、ヒアリングや実際にサービスを利用してテキストデータ化したい書類のサンプルを預かり、テストを実施した上で98%以上の読み取り精度に達した段階でサービスインへとステップを進められるのも、ムダな導入コストを費やすリスクを軽減してくれるというもの。

加えて、簡便な利用方法も特徴と言えるだろう。データ化したい書類をスキャナーや写真等で画像あるいはPDFとし、17時までにクラウド上の特定のフォルダに格納しておくだけで翌日11時にテキストデータ化されたCSVファイルが納品されるという簡単なオペレーションフローとなっている。

●AIに任せられるものは任せてしまい、その間に"人"が取り組むべき仕事に取り組む
○実際に導入した企業ではこんなメリットが!

高い精度かつ画一したオペレーションフローが存在することによって、導入した企業では様々なメリットを享受しているという。金融・法人サービスを提供する株式会社インサイトでは、業務上で口座振替申込書が日々作成されており、繁忙期には書類の処理を行うために他部署からの人員協力を得てこなしていたそう。そういった状況を鑑みAI insideを導入したところ、繁忙期の残業時間が50時間削減できた上に増員を必要としなくなった。

故に、入力スタッフの数を半分へと抑えることができ、繁忙期の他部署からの増援も必要なくなったという。また、17時までにスキャンデータを格納する、という運用ルールもあってか、ムダな残業も減り業務自体がスムーズになったという。

また、サッカースクールを運営する一般社団法人日本スポーツインストラクター協会は、「スクール立ち上げ時には事務スタッフが手入力していましたが、教室や入会生徒数が急激に増え、事務処理が間に合わなくなっていたところ、データ入力が自動化されたことで他の業務に時間を使うことができ、事務処理が滞ることがなくなった」とのこと。また、日によって現場から送られてくる書類枚数に差があったのだが、スケジューリングがキチンとしたオペレーションフローなため、1日の業務量も安定したのだという。

入力に係わる作業者コストや手入力が故の入力ミス、人の介在によるセキュリティリスク等、導入することによって様々なメリットを得ることが可能となるAI inside。日々のオフィスワークのなかで手書き文書をデジタルデータ化する機会は多い。本製品の導入事例でもあったように「AIに任せられるものは任せてしまい、その間に人間が取り組むべき生産性の高い作業にあたる」といった業務分担は有用なのではないだろうか。

(渡部仁)