仕事が遅いのは「やらなくて良いこと」が多いから?業務の断捨離テク

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「今日こそは定時に帰るぞ!」と意気込んでも、結局、夜遅くまで残業。連日の残業で疲労困憊。「なんのために生きてるんだっけ?」と虚しい疑問が湧いていきます。

仕事も大切ですが、やはり重視すべきはワークライフバランス。そもそも「帰りたい〜」という気持ちだけはだめ。

そこで今回は、明日からすぐ実践できる仕事の効率化について考えみましょう。

■1:終了時刻を決める !

『LiBz総研』の「業務の効率化と残業事情調査」によれば、過去到達年収400万超のハイキャリア女性のうち約65%は、月の残業時間が30時間以下。また、「していない」と回答した人は全体の17%に。

また79%が、仕事を効率化するために何らかの工夫をしていると答えています。多くの人が実践しているのが、スケジュール管理とTODOリストの活用です。

まず大前提として、終わり(退社時間)をフィックスすることです。終わりが決まれば、自ずから業務の取捨選択が容易になります。

次に、TODOリスト(重要度順)を作成します。日頃行っている業務ですから、だいたいの時間の目安はわかるはず。おおよその処理時間を算出し、すべての業務完了までの時間を出してみましょう。

■2:はみ出た業務を仕分けする

この段階で、毎日残業している人は、必ず時間内に終了しない業務が出てくるはずです。その業務を次の3つに仕分けましょう。

(1)「やらない」(2)「他の人に振る」(3)「翌日以降にまわす」です。比較的やりやすいのは、(3)の翌日にまわすでしょう。

翌日に繰り延べし続けると、結果として、必要のない仕事は消滅していきます。(1)のやらないは勇気のいる決断ですが、すでに形骸化している仕事、もしくは本業に影響のない面倒な仕事は、“忘れたふり”でしのぐという手もあります。

忙しい男性ほどこの手を使っています。残念ながらどれにも仕分けられず、かつ重要度の高いものは、自分でやるしかありません。

■3:時間を捻出する!

時間を捻出するための選択肢は次の3つです。(1)「作業の効率化」(2)「単純業務の自動化」(3)「プライベート時間を削る」です。

(1)(2)は、業務の見直しや効率化で生産性を上げるということです。例えば、よく送るメールや書類はテンプレートを活用したり、初めての仕事でも過去のデータの加工・流用するなど、1から作成しなくてもすむようにしましょう。

また、大量の集計作業をマクロで自動化するなどの方法もあります。とはいえ、工程がマニュアルで決まっていたり、自動化するほど業務にボリュームがなく、細かい業務がたくさんある場合は、最終手段として、プライベート時間(早出出勤&昼休み時間短縮)を削って時間を捻出しましょう。

■4:無駄な時間を作らない!

業務を見直してみると、案外、無駄な時間というのが存在します。上司の決済をまったり、他部門から書類があがってこないなどです。

これは、リードタイムが短すぎることが原因です。締切を早くすることでだいたい解決します。ある程度余裕をもった日程を伝えるようにしましょう。

さらに無駄な思考や会話を自分でも気づかずにしていることも。わからないことがあったり迷ったら、すぐにその案件に詳しい上司や先輩に相談することです。

女性は、“早く解決する”ことよりも“共感してほしい”という感情があるので、ついつい関係ない同僚に相談してしまうことがあります。

話すことで発散はできますが、解決するかどうかよく考えて、時間を有効に使いましょう。

以上、明日からできる仕事の効率化でしたが、いかがでしょうか?

なによりも大事なのは、「絶対に定時に帰る」という強い信念と、その信念を具現化する行動力です。

この2つがあれば、周囲の人たちも“この人は絶対に残業したくない人なのね”と、どうでもいい仕事を振ってきたり、無駄に話しかけてきたりしなくなります。

そういった環境には耐えられない、職場の調和を乱したくない、自分だけ帰りづらいという心優しい人は、あきらめて残業しましょう。

何事も取捨選択が大事です。すべてを手に入れることは不可能。本当に自分とって大切なことに時間を使えるように上手にタイムマネジメントしたいですね。