完全保存版!今さら聞けない「ビジネスメールの基本」を再確認

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今やビジネスにおいて、コミュニケーションツールの中心になりつつあるメール。毎日のように使っているのに、知らず知らずにビジネスメールの基本をおろそかにしている人は意外と多いのではないでしょうか?

そこで今回は、“ビジネスメールの基本”をご紹介します。

■ビジネスメールの基本10項目

ビジネスメールは、あなたが会社を代表して仕事の連絡をしていることになります。会社のイメージを悪くしないよう、基本をおさらいしましょう!

(1) 送信先のメールアドレス

メールアドレスを間違えると、仕事の情報を他者に漏らす可能性があり、会社の信用問題に関わります。当たり前ですが、相手のメールアドレスは間違えないよう何度も見直しましょう。

(2) TO・CC・BCCの使い方

「TO」はメインとなる送信先。「CC」はカーボン・コピーの略で、メイン送信先の上司や関係者といった副送信先。「BCC」はブラインド・カーボン・コピーの略で、主に面識のない人たちに一斉にメールを送る場合に使用します。

(3) 件名(タイトル)

相手に確実にメールを読んでもらうよう、ひと目で内容が分かる件名を心掛けます。ポイントは「いつ」「何について」を組み込むことです。また、緊急度や重要度が高いメールは、【至急】【重要】などのキーワードを入れると注目度がアップします。

(4)相手の名前

メールの冒頭には、宛名を敬称付きで一行目に書きます。会社名・部署名・名前はそれぞれ改行します。

例:

株式会社 ○○商事

営業部

山田太郎様

(5)簡単な挨拶文

英文メールではいきなり用件がスタンダードですが、日本語のメールでは「お世話になっております」「はじめまして」といった挨拶文を必ず一文入れます。

(6)本文は結論が先

メールの本文は結論が先。用件を端的にまとめます。

(7)敬語のルール

ビジネスメールは敬語が必須。また、敬語と同時に改まった言葉づかい「×あれ→○あちら」「×今日→○本日」にすることも大切です。

(8)添付ファイル

通常、初めてメールを送る相手にいきなり添付ファイルを送るのは失礼にあたります。まずは添付ファイルを送ってもいいか伺ってから添付ファイルを送りましょう。

(9)結びの言葉

メールは挨拶文で始まり、挨拶文で締めます。「今度とも、よろしくお願いいたします。」「お手数ですが、お返事をいただければ幸いです。」などの定型文を結びの言葉にしましょう。

(10)署名

署名には、名前・メールアドレス・会社名・部署名・住所・電話番号などの情報で構成します。テンプレートにしておくと便利で間違いがなくなります。

■やりがちなビジネスメールのNG例とは?

プライベートのメールでは当たり前の表現も、ビジネスの場では非常識に捉えられることもあります。やりがちなNG例とは?

(1)○○部長様

宛名に役職名を付けるときは、役職名+名前+様が基本。もし役職名が曖昧なときは、敢えて役職名は記入しないほうがいいでしょう。

(2)「了解です」

メールで多用しがちな「了解です」は目下の人にはOKでも、目上の人には失礼にあたります。「承知しました」「かしこまりました」が正しい返信です。

(3)「!」エクスクラメーションマーク

ビジネスメールでは基本的にエクスクラメーションマークは使いません。また、人によっては件名にエクスクラメーションマークが付いているだけで自動的に迷惑メールに分類されてしまうこともあるため注意が必要です。

(4)開封通知メッセージ

相手がメールを開封したかが分かる開封通知メッセージは、人によっては不快感を持つことがあります。便利な機能ですが、使用は控えたほうがいいでしょう。

■人と差が付く! 印象UPのメール術

ビジネスメールは形式さえ整えばとくに問題はありません。しかし、気の利いたフレーズや言葉遣いで印象はグッとアップし、ビジネスチャンスに繋がるかもしれません。

(1)クッション言葉

メールは簡潔が一番ですが、「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」とクッション言葉を加えましょう。無理な依頼や要求メールもソフトになります。

(2)催促メールは低トーンからスタートする

将来のビジネス関係のためにも、催促メールは柔らかい表現からスタートします。その際、「見落としているかもしれませんが」「不明な点がございましたら、質問してください」「行き違いがあれば申し訳ありません」などと相手の立場を立ててあげましょう。

(3)48時間ルール

ビジネスメールは届いてから48時間以内に処理するという暗黙の了解があります。問題を早急に対応できないときは、とりあえずメールを受け取ったことの連絡をし、期限を決めて改めて連絡することを約束すると信用度が高まります。

(4)ひと言添える

メールに時候の挨拶は不要ですが、親しくなってきた相手なら季節の話題や体調を気遣う内容を添えるとメールに個性が出て親近感が沸きます。

(5)通信文の返信

相手が「休暇を取ります」「転勤します」などと業務連絡してきたときは、「良い休暇をお過ごしください」「今までありがとうございました」のひと言を。ビジネス関係に潤いが生じ、信頼関係を深めるきっかけになります。

以上、今さら聞けない“ビジネスメールの基本”でしたが、いかがでしょうか?

ビジネスメールで気をつけたいことは、“丁寧さ”と“簡潔さ”です。さらに女性ならではの気遣いというエッセンスを加えれば、顔の見えない関係でも誠意や品格、礼儀正しさが伝わり、相手に安心感を与えるのではないでしょうか。早速、メールを作成する際の参考にしてみてくださいね。