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一般社団法人日本ビジネスメール協会は7月1日、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2016」を発表した。調査は5月11日〜6月10日、仕事でメールを使っている3,088人を対象にインターネットで行われた。

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.22%)が最も多く「電話」(91.06%)、「会う」(75.97%)と続いた。この順位は2011年から変わらないという。

仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」(97.09%)が最も多く、「スマートフォン(iPhoneなど)」(47.80%)と併用している人もいた。利用しているメールソフトは、「Gmail(Google Apps含む)」(39.93%)、「Outlook」(30.80%)、「Yahoo! メール」(10.75%)、「Thunderbird」(10.17%)、「Windows Live メール」(10.10%)という結果になった。

○1日の平均通数は送信が約12通、受信が約55通

ビジネスメールの1日平均通数は送信が約12通、受信が約55通で、送信メールよりも受信メールの方が多い傾向に。仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間は7分で、「5分」(36.24%)が最も多く、5分以内の合計が59.29%で半数を超えた。一方で、10分以上かかっている人も32.81%いた。

仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」(48.83%)が最多。1日に1回以上を合計すると98.37%で、毎日メールを確認することが当たり前になっていると考えられる。

○ビジネスメールはいつまでに返信がほしい?

ビジネスメールはいつまでに返信がほしいかという問いでは、「1日(24時間)以内に返信がほしい」という人が86.24%、実際に返信をしている人が93.92%だった。

しかし、メールの返信が遅れてしまうことがある人も71.08%。遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」(54.85%)、「忙しくて時間がない」(44.74%)、「第三者の確認や回答、判断が必要」(36.77%)の順で多かった。

○ビジネスメールで不安なこと、失敗したこと、不快に感じたこと

自分のメールに不安を抱いている人も多く、その内容は「正しく伝わるか」(78.35%)、「相手を不快にさせないか」(59.08%)、「宛先が間違っていないか」(39.17%)、「誤字や脱字はないか」(35.87%)、「敬語が間違っていないか」(34.08%)の順で多い。

過去1年間にビジネスメールに失敗を見つけたことがある人は59.10%。見つけた失敗は「添付ファイルの付け忘れ」(63.84%)が最も多く「文章に誤字や脱字」(41.15%)、「宛先(メールアドレス)の間違い」(30.30%)、「文章が曖昧」(24.33%)、「添付ファイルが開けない」(22.74%)が上位5項目だった。約7割の人が相手に失敗を指摘していないこともわかった。

過去1年間にビジネスメールを不快に感じたことがある人は38.34%。その内容は、「文章が曖昧」(33.28%)、「文章が失礼」(31.93%)、「文章が攻撃的」(26.60%)、「必要な情報が足りない」(26.52%)、「メールが読みづらい」(24.66%)など。不快感を相手に指摘したことがある人は19.26%だった。