電子メールはもう不要? 職場の未来にその姿はあるのか

写真拡大

あなたの電子メールの受信トレーは、数多くのメールであふれているかもしれない。仕事で使用されているメールアカウントは世界中に10億以上あり、およそ1,000億通のメールが毎日送信されている。これほど普及しているのだから、メールは職場と仕事において、どこでも使えて当たり前のものだ。

だが、いまや多くの人たちが、その価値と今後に疑問を呈している。それはなぜなのだろうか──?

職場環境が進化し、毎日のように新たなテクノロジーがもたらされるなかで、電子メールが変化を強いられるのも不思議なことではない。電子メールはこの先、消滅してしまうのではないかと考える人もいるだろう。だが、そうなるとは限らない。現時点で、メールの将来には次の3つの可能性が考えられる。

1. 排除

電子メールのないビジネスの世界など、存在不可能なように思える。しかし、世界中にはこれを実現しようと試みる企業も複数ある。こうした企業はほぼすべてが、まずクラウドベースの協調システムに移行し、それによって社内メールの使用をやめようとする。

協調システムを導入することで、従業員同士はバーチャルに会話をしたり、連絡を取ったり、連携して仕事を進めたりすることができる。

仏IT企業アトス(ATOS)は数年前に、社内での電子メールの使用を完全に取りやめることにした。世界各地に数千の従業員を擁する企業としては、かなり勇気ある行動だ。そして、同社CEOはこれを推し進めるため、幹部社員の会議の15%をこの問題に関する協議にあて、管理職数千人に研修を受けさせ、同じ目標を掲げる他社の500倍の金額を注ぎ込んだ。

その結果、同社は社内メールの60%削減を実現。営業利益を1%増やした。

2. 現状維持

社内の電子メール使用に関する方針を見直すというのは、一つの考え方だ。だが、従業員らは業務上、社外の人とも連絡を取る必要がある。そのためには、メール以上に適した方法はない。

現在の世界では、氏名でさえも完全に個人を特定することができない。だが、仕事で連絡を取る必要がある特定の人と確実にコミュニケーションを取る方法が二つある。それが、業務用の電子メールと、携帯電話だ。電子メールならほぼ間違いなく、コンタクトを取りたい人に連絡することができる。

そして、それが電子メールの価値だ。社外との連絡において、完全にこれに取って代わるものを見つけるのは難しい。何か新しく、より良い別のものに移行するなら、世界中が一斉にそうしなければならないだろう。さらに、完全に移行するまでには数十年かかる可能性がある。

3 変化

電子メールを完全に排除することと、現状のまま維持することのちょうど中間にあたる”折衷案”といえるのは、何らかの形で今のメールを「変化」させることだ。

仕事が今後、新たなテクノロジーと協調に依存するようになるとすれば、1990年代に「ポケベル」が登場したときのように、現在のメールと同じ役割を果たす次世代のメールが誕生すると考えるのが自然だ。

メールついて前向きな見方をするなら、その使用目的はあらゆる情報を提供することではなく、何かを知らせ、案内することだ。このシステムは、社内においてより効率的に機能しそうに思えるが、異なる組織間においてもうまく利用できる可能性がある。

電子メールは間違いなく、私たちの働き方を変え、世界中に向けて私たちのドアを開いた。今後、すぐに世の中から消滅することはないだろう。だが、そう遠くない未来に、その姿を変えることはあるかもしれない。