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●オシャレな内装の無人店舗で登場!法人向けシェアオフィス「NewWork」
東京急行電鉄(東急)が5月から開始した新事業が、会員制サテライトシェアオフィス「NewWork」だ。ワークスペースシェアが広がる中、新たに登場したシェアオフィスの目指すところは、出社勤務と在宅勤務の中間になるような、地域のサテライトオフィスだ。サイボウズのkintoneを利用することで常駐スタッフを不要にし、安価なワークスペースの提供を実現している「NewWork」は、東京急行電鉄の社内起業家育成制度により立ち上げられたものだという。

○社内起業制度を利用した「地元のオフィス」を作るためのシェアオフィス

「社内起業家育成制度が2015年4月にスタートし、以前から考えていたものを簡単な書類にまとめて昨年6月に提出したのが『NewWork』の始まりです」と語るのは、東京急行電鉄 経営企画室 企画部 イノベーション推進課 サテライトシェアオフィス事業「NewWork」担当の野粼 大裕氏だ。肩書きからもわかるように、社内起業といってもNewWorkは別法人ではなく、経営企画室の1部門となる。

「それまで法人向けのオフィス物件営業を担当しており、都内のオフィスがパンパンであることは知っていました。企業の成長とともに人数が増えたことで手狭になっているのです。引っ越しにもコストがかかるわけですし、実際の在席率は100%に満たないのですから、シェアオフィスがあれば解決できるだろうという考えでした」と野粼氏は企画の背景を語る。

社内起業にあたっては一次審査となる書類審査の後、二次審査としてコンサルタントのアドバイスなども受けながら半年ほどかけて事業プランの練り込みを行ったという。当初の構想段階からメインターゲットはフリーランスなどの個人ユーザーではなく法人契約と考えていた。

「出産や育児で女性が退職してしまうわけですが、そうした女性にもっと社会で活躍してもらうためには地元で働ける環境が必要だと思ったのです。ですから一般にシェアオフィスは都会に多いのですが、地方を充実させようと思いました。都心部に簡単には通えない人でも利用しやすい、地元のオフィスというニーズを狙ったのです」と野粼氏。

現在のところ店舗は東京の自由が丘と吉祥寺、神奈川県の横浜に出店しており、さらに東京のたまプラーザ、二子玉川にも展開する予定だ。都心ではなく郊外に集中しているのは、まずは東京急行電鉄沿線からアプローチしているからだ。これは事業化決定前に行われたプレゼンでのアドバイスによるものだという。

●ICカードとクラウドを利用して無人管理を実現
開業コストの中でもっとも大きな割合を占めているのが内装費だというほど、内部はかなりオシャレだ。カフェだと手狭で働きづらいという人に利用してもらえるような、働きやすくオシャレな場を目指しているのだという。

「NewWork」の料金プランとしては、オープンスペースのフリーアドレス席(シェアデスク席)を利用するものが2種類ある。1つはユーザー1人ごとの契約で月額3万円で営業時間内はどの店舗でも使い放題というもの。もう1つは月額5000円で8時間まで自由に利用できるが、その先は時間あたり500円の従量課金になるプランで、こちらは1契約で複数人が交代して利用することもできる。ほかに、専用利用契約のブース席もある。

「一般的なシェアオフィスの価格から大きくはずれないように金額を設定しました。二次審査の時には地方での成功事例が少ないことや、どの店舗でも自由に使えるというしくみで実際にはどれくらい使われるのかなど、かなりつっこまれました」と野粼氏。

オープンにあたっては利用率の予測などを行い、最終的につくられたプランはかなり手頃な価格となった。これを実現している1つの要因が、サイボウズのkintoneを利用した無人運営だろう。実際の店舗には受付カウンターのようなものは存在せず、入口に非接触ICカードをかざしてドアを開けるリーダーが取り付けられている。ユーザーが事前に配布されたカードを利用して入退室し、その履歴がkintoneで管理され、在室時間を把握するしくみだ。

利用料金も履歴をベースに自動的に計上される。請求書は法人対象であるため紙ベースでの発行が基本となり手作業になるが、ユーザーの入退管理や利用時間管理は自動化されている。そしてこのシステムは、料金算定だけでなく企業側の勤怠管理にも利用できる。在宅ワーク等では把握しづらい実際の勤務時間を、地元に出勤させるという形で管理可能にするのだ。

店舗内にはフリーアドレス席以外にも、ボックス型のブース席も存在しており、こちらは専有利用。その場合は、デスクトップPCを設置する、荷物を置くといった利用も可能だ。また室内にはロッカーと、時間貸しの会議室も存在。通話時に利用する電話ブースと、ドキュメント出力が可能な複合機も備えられている。

「付属の会議室は別料金になりますが、こちらにはゲートを作っていません。また、打ち合わせ利用の時には会員1人が打ち合わせ相手を入室させることを認めていますが、基本的なオフィス利用は共連れ禁止です。法人単位で事前契約したユーザーしか受け入れないことで秩序は保たれると考えられている。

万が一、利用者が不審行動をとった場合には壁のボタンを押せばグループ会社である東急セキュリティから警備員がかけつけることになっている。複合機はあえて大型の、クラウド対応した高機能機種を設置することでメンテナンスをオフィス機器事業者に委託。野粼氏をはじめとする事業部のスタッフは店舗にかけつけることなく事業がまわるように作られている。

○既存店と提携し地方展開

取材を行った6月現在は、サービスとしてスタートしているものの実際の利用者は東京急行電鉄の社員や、野粼氏が以前から親しくしている一部の企業などに限られており、いわば試験運用的な段階だった。本格的なスタートは7月を予定しており、3年後に黒字化を目指すという。

「無人運営というのはコスト面から決まっていましたが、システムについてはフルスクラッチも含めていくつかの案を検討しました。その中で、2月に動き出した事業を5月にはスタートさせたいというスケジュール感に対応できるものがサイボウズのkintoneだけだったのです」と語る野粼氏は、「このシステムのおかげで地方への展開もスムーズに行えました」とも語る。

現在「NewWork」の直営店舗は都内を中心に展開しているが、すでに会員が利用できるシェアオフィスは千葉県、大阪府などにも存在する。今後は埼玉県などにも増える予定だ。これは、他社との提携により実現したものだ。

提携先にはノートPCとICカードリーダーのみを設置してもらい、利用者は受付で「NewWork」のカードを読み取らせることで直営店と同じように利用できる。カードの情報はクラウド上のkintoneで管理され、直営店でも提携店舗でも関係なく総合的な利用ログを管理できるしくみだ。

「最初はもっと大きな機器を設置するつもりでしたが、シェアオフィスは手狭なところが多く難しいという印象がありました。困っていた時、ノートPC1台で十分対応可能だとkintoneによるシステム構築を進めたアールスリーインスティテュートから提案され、これによって展開がスムーズになったのです」と野粼氏。

現在は法人のみの利用に限定しているが、今後は個人への開放も検討していくという。

「現在個人のお客様からも多くのお問い合わせをいただいております。こちらにもいずれ対応したいと考えています。ただ、無人運営ですのでマナーを守って利用していただける方でないと困ります。契約時には実際にお会いして店舗の様子を見ていただくなど、工夫したいですね」と野粼氏。

走り出したばかりの「NewWork」が、身近なオフィスとして多くの人に利用される場となることに期待したい。

(エースラッシュ)