あなたの周りにもいる? 「話がわかりにくい」仕事仲間の特徴3つ

写真拡大

一生懸命説明しているのに、なぜか相手が理解してくれない……。そんな経験はありませんか? 社会人にとって、「わかりやすく話せる」というのは重要なスキルの一つ。反対にわかりにくい話し方をしていては、仕事がスムーズに進まないばかりか、自分の評価を下げてしまう可能性もあります。それでは、わかりにくい話し方とは、一体どんなものなのか? 働く女性たちに特徴を聞いてみました。

■結論から言ってよ!

・「結論から話さないから、言いたいことがわかりにくい」(33歳/医療・福祉/秘書・アシスタント職)

・「結論までの道のりが長い」(33歳/その他/事務系専門職)

・「プロセスから話をして、結果が最後にくる話し方。結果を聞くまでの時間の無駄」(29歳/金融・証券/営業職)

わかりやすく話そうと思うと、前置きやプロセスの説明が長くなりがち。しかし、どうやらそれは逆効果のようですね。話し方講師の栗原君枝先生にも話を聞いてみたところ、やはりビジネスシーンでは「結論から話す」のが大切とのこと。

「日本人は原因や経過から話しはじめる傾向が強いようですが、『わかりやすく説明する』という場面においては、やはり要点や結論を先に伝えることが大切ですね。『結果は○○です』『その理由は……』と順番を入れ替えるだけで、相手への伝わり方はずいぶん変わります」(栗原先生)

普段の会話でドラマチックに語りたいときなら、「原因・経過→結果」と演出するのも良いかもしれませんが、ビジネスシーンでは「結果→原因・経過」の順番を意識したいですね。

■話す内容を整理したら?

・「話す順番がバラバラで、わかりにくい」(33歳/機械・精密機器/営業職)

・「いろんなことを一気に話す」(28歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)

・「話が脱線して、結局何が言いたいのかわからない」(27歳/運輸・倉庫/販売職・サービス系)

・「主語がなく話しはじめるので、何の話か把握するのに時間がかかる」(33歳/機械・精密機器/営業職)

伝えたいことがたくさんあるときには、「いろんなことを一気に話す」という状態におちいりがちですが……。そんな場面でも、わかりやすく伝えるためには、どうしたら良いのでしょうか?

「『これを伝えたい!』というポイントが複数ある場合は、その数を最初に伝えるのも一つの方法です。たとえば、ある商品について3つのポイントを説明したいとき、『この商品のポイントは○○と、××と、△△で〜』と続けて話すとわかりにくいですよね。最初に『ポイントは3つあります』と数を伝え、『一つめのポイントは○○です』と順番に話していけば、聞き手が理解しやすくなります」(栗原先生)

この話し方の工夫は、プレゼンなど、人前で話すときにも役立ちそうです。

■かえってわかりにくいんですけど……

・「要するに、要は、を連発する」(27歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)

・「略語が多い」(29歳/金融・証券/営業職)

・「難しい言葉を使う。わざと難しく言う」(32歳/その他/販売職・サービス系)

・「オブラートに包みすぎて、何が言いたいのかわからない」(26歳/小売店/販売職・サービス系)

「要するに」と言いつつ、ぜんぜんまとめになっていない……という人、結構多いですよね。きっと、口癖のようなものなのでしょう。また、栗原先生によると、話をわかりにくくしてしまうフレーズはほかにもあるとのこと。

「『たぶん』や『〜だと思います』といった、曖昧な言い方は、話をわかりにくくする原因の一つとなります。事実を述べる場合は曖昧な表現を避け、もし不確かな内容を伝えるのであれば、『ここからは想像ですが』『これは曖昧な情報ですが』と前置きし、きちんと区別して伝えることが大切です」(栗原先生)

「たぶん」「だと思います」が口癖のようになっている人は、気をつけた方が良いかもしれません。

■まとめ

働く女性たちが挙げた「話がわかりにくい仕事仲間」の特徴に、「これって、私のことかも!」と、ドキッとした人もいるのではないでしょうか? 少し話し方に気をつけるだけで、相手に与える印象は大きく変わるもの。あらためて、普段の自分の話し方を見直してみてはいかがでしょうか?

(森川ほしの/OFFICE-SANGA)

※『マイナビウーマン』にて2016年4月にWebアンケート。有効回答数408件(22〜34歳の働く女性)
※画像はイメージです