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●農業におけるクラウド活用
現在、さまざまなクラウドサービスが登場し、業務の効率化に貢献している。しかし、まだまだこれまでのやり方を変えずに、手作業で仕事を進めている業界も少なくない。例えば、農家や弁護士・会計士などの士業、地方の中小企業などが顕著である。

4月21日に開催された、マネーフォワードが主催する「MFクラウドEXPO2016」では、農家、弁護士、地方創生プロジェクト推進者の3名によるトークセッションが行われた。それぞれの業界で活躍する3名は、さまざまなクラウドサービスを駆使して、大きな成果を出しており、業務の効率化だけでなく、ビジネスのヒントも見えてきた。

○各業界におけるクラウドサービス活用事例

まずは、6名のスタッフとともに、年間50品目以上の旬の野菜を栽培し、契約消費者と都内の飲食店に直接販売を行っている、久松農園の代表取締役 久松達央氏の事例から紹介しよう。

久松氏が利用しているクラウドサービスとしては、以下の6つのサービスが挙げられた。

・SPIKE(オンライン決済)
・MFクラウド会計(会計)
・MFクラウド請求書(請求管理)
・ZOHO(CRM、販促など)
・KINTONE(社内向けツール)
・COREC(BtoBにおける受発注)

――クラウドサービスを使い始めたきっかけは?

久松氏:それは、字が汚いから(笑)。字が下手なので、手書きのものをお客さんに出すのがいやで、Wordを使っていました。最初は、そうしてデジタルデータで文書をためていくと、検索できるのが便利だなと思っていました。

このようなベースがある上で、従業員が入るようになり、ローカルにあるデータをいろいろと共有しなければならず、「Google Docs」を使うなどしていました。クラウドに興味を持ったきっかけは、社内のメンバーと共有するためです。

――実際、農業の業界で、クラウドサービスはどの程度活用されているのでしょうか?

久松氏:「クラウド」という言葉自体、わからないのではないでしょうか…。農家の多くは、電話して、顧客台帳や宅配便の伝票を手書きするということを主に行っています。そこが業務上のボトルネックとなっているんですが、ボトルネックになっていることすら、おそらく本人たちは気づいていないでしょう。FAXが導入されていたらだいぶ先進的で、やっと行政から農家への通知がFAXになってきたところです。メールでやり取りすることすら一般的ではないですし、特に行政関係は「メールで添付して送ってください」と言うと、明らかに戸惑いの表情を浮かべられます(笑)。なので、私はFAXされてきたものをスキャンして捨てるということを、延々とやっています。

また、判子を押すというつまらない習慣のために、やっと添付ファイルでもらっても、印刷して判子を押して渡している状況で、何のための添付ファイルなのかわかりません。判子を押してスキャンし終わったら現物は捨てているので、全く紙の無駄。

――クラウドサービスを使って、どのように運用しているのでしょうか?

久松氏:農業というのは通常、「生産者」という言葉があるように、流通は農協や既存のシステムがあり、そこにモノだけをつくるという立場です。変わったモノをつくって、それを嗜好する人に直接届けたいと思うと、つくって販売して金額を回収するということを自分でやらなければならず、効率が悪くなります。さらに客単価が低く、細かい出荷が続くため、まともに考えるととても非効率でやりません。でも、そこはだからこそ、非効率なことをやりたいんだから、「効率化できるところは効率化しようよ」という発想で取り組んでいます。

流通には大きくわけると、「モノの流れ」と「お金の流れ」があります。

モノの流れに関して言うと、お店から注文を受け、どんな野菜をどれくらい採る必要があるのかを集計し、荷物に入れる納品書や宅配便の伝票を印刷して、販売台帳をつくるという一連の流れを、今までは手で入力していました。

効率化するには、最初に入ってくる受注の部分がデジタル化されていないと後の部分でデジタル化することができません。まずは受注の部分をデジタル化し、モノの流れをロジックを使って帳票をつくり、最終的にお金の流れにまわすことができるのではないかと考えていました。お金の流れに関しても、請求して記帳するところまでが、一括して行えるのではないかと思っていました。

このような仮説は持っていましたが、それが実現するようになるためには、マネーフォワードや「COREC」という受注に特化したサービスの登場を待たなければいけませんでした。

いろいろなクラウドサービスを組み合わせることによって、やっと自分たちの身の丈にあった処理が行えるようになりました。

個人宅配の場合は、さらに1件1件が少額で、入金もカード決済あるいは銀行からの引き落としが主となるので、そこへの流し込みが必要となります。99%の農家はこれを見ただけでも、「小売なんかするか」となるわけです。

――クラウドサービスを導入した効果は?

久松氏:農業は栽培面で超属人的。だから職人技になっています。私は家族経営ではないので、従業員とどうコミュニケーションを取るかといったら、いかに自分の中にあるいろいろなノウハウをスピーディーに共有できるかということ。ツールはもちろんですが、大事なことは全員が共通のフォーマットに書き込んで、日々やっていることがデータベース化されることです。そうすることによって、多くの農家が「人にはまねできない」と思っているノウハウが、案外簡単に言語化することができます。あるいは、共有を可視化することによって、本当に属人的にやる必要のあるコアの部分が見えてきます。これは、チームで仕事をしている上で、コミュニケーションのベースとなっています。

売上に関しては、簡便に自動化してできることによって、自分で作業する時間が短縮できたことが重要なのではなく、シンプルにすることによって社外の人に任せることができるようになったことが重要です。震災など、たまたま外的な要因があった時に、自分の本業となる部分以外を社外の人の力を借りられることによって、自分は本業に集中することができます。こうして、東日本大震災のあった2011年から2年間で、売上を倍にすることができました。この一因にクラウドサービスがあることは、間違いありません。

●弁護士のクラウド活用方法
次に、ファースト法律事務所の代表弁護士である藤井総氏の事例を紹介しよう。藤井氏は、業務の中にクラウドサービスを取り入れることで、大幅な業務の効率化を実現。「IT弁護士」として活動し、現在、顧問契約を結んでいる企業の95%以上がIT企業・IT関連機関となっており、顧問企業数10社未満が全体の約8割を占めると言われている弁護士業界において、約60社を担当している。

藤井氏が利用しているクラウドサービスが、以下の6つのサービスだ。

・Chatwork(ビジネスチャットツール)
・CloudSign(クラウド契約)
・MFクラウド会計(会計)
・MFクラウド請求書(請求管理)
・Evernote(ドキュメント管理)
・Google Apps(クラウド型グループウェア)

――クラウドサービスを使い始めたきっかけは?

藤井氏:弁護士とクライアントとのコミュニケーションの課題を解決するためです。弁護士とクライアントとのコミュニケーションというと、事務所で面談するか、事務所の固定電話で電話をするか、事務所のパソコンでメールを送るか。つまり、コミュニケーションのベースが事務所となります。

こうなると、気軽に事務所に連絡できなかったり、連絡しても事務所にいなかったら連絡がつかない、連絡してもアポが取れないといった状況となります。また、アポがとれても相談しに行くのに移動のコストがかかります。

さらに、コミュニケーションは口頭ベースが多いため、弁護士が話す小難しい専門用語はわかりにくく、成果物がないため、相談しにきた人が社内で情報共有しようと思ってもできません。「言った」「言わない」の争いになることもあり、これではクライアントは満足できません。

こうした課題を解決するために、なるべくメールで残るようにしていましたが、打つのに時間がかかり、Facebookのメッセンジャーだと、プライベートツールを仕事で使うことに抵抗感がありました。

ある時にビジネスチャットツールがあることを知り、それが「Chatwork」でした。「Chatwork」はLINEをビジネスで使うようなサービスで、チャットベースで仕事ができるため、迅速に対応することができます。

まず1社のお客さんに「Chatwork」を導入してもらったところうまくいったため、その後全てのお客さんに導入してもらい、以後の連絡は全て「Chatwork」で行っています。そうしたら、ものすごくコミュニケーションが楽になり、業務効率も上がり、顧客満足度も高くなりました。

「ITツールはこんなに働き方を変えるのか!」と思い、ほかにもどんどん面倒な仕事をIT化できないかと、EvernoteやMFクラウド、CloudSignなど使うサービスを増やしていったところ、ほぼ全ての仕事がオンラインで解決するようになりました。

――クラウドサービスを使って、どのように運用しているのでしょうか?

藤井氏:「Chatwork」でチャットグループをクライアント単位でつくっています。クライアントからの相談は全て、チャットのグループ内で受け付けます。

毎月の顧問料に関しては、「MFクラウド請求書」を使ってメールで請求書を送り、会計は「MFクラウド会計」で、銀行とオンラインでつながっているため、振込があったら仕訳されるようになっています。「MFクラウド請求書」と「MFクラウド会計」が連動しているので、請求書が自動で作成、送付されると、会計の方で仕訳が立って、入金があると消し込みされます。こうして、請求から入金確認までの一連が、ほぼ自動化されています。

自分自身のスケジュール管理については、「Google Apps」のカレンダーを使い、ファイルの保存は「Google ドライブ」に。日々の勉強の成果や資料は、「Evernote」に入れてストックして整理しています。

新しい顧問先と契約を結ぶ時は「CloudSign」を使っています。

――クラウドサービスを導入した効果は?

藤井氏:2012年6月に「Chatwork」を導入してから、3年で顧問先は10倍になりました。2010年に日弁連が発表した弁護士実勢調査によると、顧問先が0社の弁護士は45%、1〜9社の弁護士は36%で、約8割の弁護士は顧問先が9社未満となっています。その中で、約60社の顧問先を獲得できたのは、まさにITツールの活用の成果と言えます。

弁護士の仕事は労働集約型で、稼働した分が売上につながります。労働集約型ビジネスにおいて売上を上げるには3つの方法があります。1つめは、稼働時間を増やすこと。2つめは、業務効率を上げること。3つめは、単価を上げること。この3つをどう組み合わせて売上を上げるかが、労働集約型ビジネスのポイントとなります。ITを使うと、この3つ全てにおいて効果があります。

稼働時間については、オンラインでつながっていればいつでもどこでも仕事ができるので、電車に乗って訪問するという時間がなくなります。そうなると、一日のうちで働く時間をのばすことができます。

業務効率についても、「MFクラウド請求書」などが自動で請求書の処理をしてくれるので、本業以外の仕事をする必要がありません。

単価については、アポが取れず、1時間かけて相談しに行くものを、チャットですぐに相談でき、すぐに答えがもらえるとなると、それ自体が価値となります。ITを活用してスピードが上がり、コミュニケーションレベルが上がれば、クライアントの満足度が高まります。その結果、高い単価であっても、クライアントから選んでもらえるようになります。

●クラウドがもたらす地方創生の効果は?
最後に、長崎県東彼杵町で地方創生のプロジェクトを進めている、INCREF 代表の高島卓也氏の事例を紹介したい。高島氏は九州地域を中心に、中小企業におけるクラウドサービスの普及や事業再生、バックオフィスの効率化を解決すべく、活動している。

高島氏が導入しているクラウドサービスには、以下の4つのサービスがある。

・Airレジ(タブレット型レジ)
・Square(スマホ決済)
・MFクラウド会計(会計)
・Chatwork(ビジネスチャットツール)

――中小企業のクラウド導入に対する状況はどうでしょうか?

高島氏:基本的に、地方はほとんどがアナログです。システムを導入しているとしても、20年前のものを使っていたり、一部しか使っていないということが非常に多い状況です。

会計事務所については、お客さんたちがアナログなので、「自分たちもアナログでいいや」という意識。ほとんどの会計事務所がITやクラウドを使うイメージを持っていません。「記帳代行が自分たちの最も大きな仕事だ」と言っている会計事務所もあり、今は「ScanSnap」などによって領収書を電子化するだけで一括して仕訳を終わらせられるサービスもある中、いまだに記帳代行が仕事だと言っているのは、非常に遅れている状況です。

――実際にクラウドサービスの導入は、どのように進められているのでしょうか?

高島氏:ITリテラシーが「ない」というよりも「マイナス」なので(笑)、まずセミナーで「Airレジ」や「MFクラウド会計」を紹介し、便利だと思ってもらえるようにしました。

導入が決まった後は、必要な情報をもらって、ソフトのセットアップなどはこちらで行い、その後、使い方に関して1日レクチャーを実施しました。その後の1カ月間は、「何かあったら何時でもいいから連絡をしてほしい」と言って、LINEや電話などで24時間対応を行っていました。最初は深夜でも連絡があったものの、2週間もすると電話がかかってこなくなり、1カ月すると自分たちで運用していけるようになりました。

――クラウドサービスを導入した効果は?

高島氏:地方全体に言えることですが、事業承継問題が多く、2代目・3代目の人が家業を継ぎたがらないというケースが多くあります。その理由をつきつめていくと、最も多いのが、効率の悪いことや大変な仕事を子どもの頃から目の当たりにしていることから、その仕事を継ぎたくないと感じてしまうことにあります。

クラウドサービスによって業務効率を上げていき、仕事がしやすいかたちになり、「これだったら継ぎたい」「このシステムを入れるならやれるんじゃないか」という流れが出てきています。

(石原由起)