Google Docsを「オフライン」で便利に使うシンプルな方法

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せっかく気合いを入れてつくった資料はうっかり別のパソコンの中...。なんてこととは無縁な便利ツール「Google Docs」で、ネット接続がない「オフライン環境」でもさくさく快適にファイルを編集するための設定方法をここでおさらいしておこう。

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PCからPCへ、PCからモバイル端末へ。グーグルのオンラインストレージサーヴィス「Googleドライブ」の優れているところは、どこからでも最新ドキュメントにアクセスできることだ。しかし、この恩恵を受けるには常にネットワークに接続している必要がある。

デスクトップPC上でスプレッドシートやスライドを作成し、そのファイルをオフラインで保存するにはどうすればいいか。PC内のローカルドライヴに編集されたファイルを保存し、再度ネットワークと接続されたときにクラウドと更新分を同期すればいい。

PCで利用する場合は、設定のチェックボックスをクリックするだけでローカルドライヴにすべてを保存することができる。iOSやAndroidのアプリでは、対象となるドキュメントを個別に選択する必要がある。

いずれにせよ、オフラインで作業するためには「事前準備」が必要だ。皮肉にも、オフラインで作業できるようにドライヴを設定できるのは「オンラインの時だけ」だ。外出する前に、以下のようにちゃんと設定を行っておこう。

オフラインで使うための設定方法〈デスクトップ/ブラウザ編〉

1. ネットワークに接続している環境で、Googleドライブを開く。
2. Googleドライブにある「マイドライブ」のメインページで、右上にある歯車アイコンをクリックする。
3. ドロップダウンし、メニューから「設定」を選択する。
4. 設定メニューの中段くらいに「オフライン」という表示があるので、「Google Docs、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期する」の隣にあるボックスをチェックする。
5. ファイルをパソコンに保存できるようになる(注:このファイルにアクセスする際には、必ずGoogleドライブから開くこと)。
6. これで完了。

オフラインで使うための設定方法〈iOS/Android編〉

1. インターネット環境がいい場所で、スマートフォンからGoogleドライブを開く。
2. モバイルアプリの場合は、オフライン編集する必要があるドキュメントを事前に選択しておく必要がある。オフラインで作業しようとする各ドキュメントの隣の、縦に点が3つ並んだマークをタップする。
3. メニューに「オフライン」オプションが表示されているので、その隣をタップすると、青に変わる。
4. 下の方に、ドキュメントがオフラインで保存されている旨の通知が表示される。

編集しようとするファイルはパソコンのファイルシステムからではなく、Googleドライブから開く必要がある。もちろん、オフラインで編集した後ネットにつながらなければその変更はクラウドに反映されないので、インターネットに再接続することもお忘れなく。