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まだ、マイナンバー対応のためのシステム整備まで進んでいない中小企業も多いのか、中小企業をターゲットにしたようなマイナンバー管理サービスのTVCMが放映されるようになってきました。

今回は現状のマイナンバー対応システムや外部委託サービスにどのようなものがあるのか、これからシステムを導入・整備しようとする企業にとってベストな選択はどのようなものなのか、現状のシステム・サービスの傾向を探りつつ考えてみます。

○自社内でマイナンバー管理する場合のシステム選択肢

まずは中小企業が従業員などのマイナンバーを自社内で管理する場合のシステムを考えてみましょう。通常中小企業では、マイナンバーの管理からマイナンバーの記載が求められる書類を作成するまでのシステムを、自社で開発するようなところはまずありません。となると、マイナンバーを自社内で管理する場合のシステムは、市販されているパッケージソフトから選択していくことになります。

給与・年末調整のパッケージソフトでマイナンバー管理機能を利用する
すでに、給与計算や年末調整に市販の給与計算パッケージソフトを使用している場合、これらのパッケージソフトではマイナンバー対応のバージョンアップで従業員やその扶養親族のマイナンバーを管理できる機能が追加されていますので、これをそのまま利用するケースが多いようです。これらの給与計算パッケージソフトでは、年末調整業務に対応して源泉徴収票や給与支払報告書など従業員や扶養親族のマイナンバーの記載が義務付けられる書類は作成できます。また、給与計算の周辺業務として従業員などが支払う、社会保険料を決定するための標準報酬月額を算定するための書類を作成する機能なども、多くのソフトで対応しています。

ただし、税の分野でマイナンバーが必要となる「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」など、源泉徴収票提出時にあわせて作成・提出しなければならない支払調書に対応できていないパッケージソフトも多く、そのようなパッケージソフトを利用する場合は、企業で必要となる支払調書の分だけは、書類に手書きで対応する運用とせざるをえません。また、社会保障分野で2016年からマイナンバーの記載が必要となる雇用保険関連の届出書なども対応していないパッケージソフトが多く、企業で雇用保険関連の届出書が必要となる場合は、支払調書と同様に手書きで対応する運用となってしまいます。

雇用保険関連の届出書の場合は、従業員のマイナンバーを記載することになります。そのため、マイナンバーの管理は給与計算パッケージソフトで行い、書類に手書きする際にパソコン画面に該当する従業員のマイナンバーを表示させ書き写せば良いわけですし、マイナンバーを記載した届出書の控えを残す必要はありません。マイナンバーの管理は、あくまで電子データで管理できます。

ただし、支払調書に対応していないパッケージソフトでは、「支払を受ける者」が個人事業主の場合のマイナンバーの管理ができません。そのため、支払調書で必要となるマイナンバーの管理も紙ベースで行うことになり、電子データで管理するマイナンバーと紙ベースで管理するマイナンバーと、それぞれに対応した安全管理措置を講じる必要があります。

こうした事態を避けて自社内でシステム運用するためには、支払調書に対応した法定調書システムまでラインアップしているベンダーの給与計算パッケージソフトに切り替えるという方法もありますが、その場合はよりコストがかかることは計算しておく必要があります。

なお、社会保障分野でマイナンバーが必要となるすべての届出書に対応したパッケージソフトは、社会保険労務士向けに提供されているものしかありません。中小企業でこれらの届出書を作成・提出する頻度を考えると、この分野に自社内でシステム対応するためにコストをかけるかどうか、後ほど検討する外部委託も含めて検討したいところです。

給与・年末調整のパッケージソフトとマイナンバー管理システムを組み合わせて利用する
マイナンバー管理に特化したシステムは、クラウドサービスとして提供されるものが多いのですが、自社導入できるものもあり、そうしたもののなかには、給与計算パッケージソフトの足りない点を補うために、マイナンバー管理+法定調書作成機能を提供するものもあります。法定調書にも自社内でシステム対応するために、現在利用している給与計算パッケージソフトにプラスしてこうしたシステムを導入するという方法も考えられます。この場合、従業員などのマイナンバーは給与計算パッケージソフト、支払調書の「支払を受ける者」のマイナンバーはマイナンバー管理+法定調書作成パッケージと分けて管理することになり、それぞれの管理手法に応じて、安全管理措置を講じることになります。

この場合も、以前から利用している給与計算パッケージソフトのコストに加えて、マイナンバー管理+法定調書作成パッケージのコストが増えることになります。

○外部委託のマイナンバー管理サービスにおける選択肢

中小企業が自社内でマイナンバーを管理しようとするとき、もっとも選択しやすいシステムである給与計算パッケージソフトでは前項でみてきたように、どうしても不足があります。その不足を補うようなマイナンバー管理+法定調書作成パッケージというような今までになかったようなパッケージソフトも登場してきていますが、自社内管理にこだわらずに外部委託を考えるとどのような選択肢がでてくるのでしょうか。

ここでは、クラウドサービスとして提供されるマイナンバー管理システムを、自社内で管理する形態に対して、マイナンバーを自社内で「持たない管理」として外部委託の一形態として取り上げます。

外部委託のマイナンバー管理サービスでどこまで対応できるのか
大手システムベンダーなどが新たに企業向けに開発・提供するマイナンバー管理システムは、そのほとんどがクラウドサービスという形態をとっています。

これらのサービスでは、企業が使用している給与・人事システムから従業員の情報を取り込み、従業員一人ずつにマイナンバー管理サービスにアクセスできるID・パスワードを発行、従業員自らスマートフォンやパソコンから本人および扶養親族のマイナンバーを登録するとともに、本人確認書類(マイナンバー通知カードと運転免許証など)もスマートフォンなどで撮影してアップロードできるような機能を備えています。

この仕組みでは、マイナンバー取り扱いの最初の関門となるマイナンバーの収集時に従業員の通知カードなどマイナンバーが記載された書類のやりとりが不要になり、企業のマイナンバー取扱担当者も、従業員が登録したマイナンバーと本人確認書類をオンラインで確認するだけでマイナンバーの収集業務が完結しますので、マイナンバー収集時の漏えいリスクを限りなく軽減することができます。また、収集後の保管も社内のシステムで行うのではなく、クラウド上のマイナンバー管理に特化したデータベースで行われますので、まさに「持たずに管理」することができます。

また、これらのクラウドマイナンバー管理サービスでは、従業員などから通知カードのコピーなどを郵送で収集し、マイナンバーの入力を行う収集代行から請け負うサービスもありますので、中小企業で従業員が自らマイナンバーを登録するような環境が整わない場合は、こうしたサービスを利用する選択肢もあります。

では、このようなクラウドマイナンバー管理サービスでは、実際にマイナンバーを記載しなければならない書類の作成・提出はどのように行うことになるのでしょうか? 企業が給与計算システムで作成した源泉徴収票などをクラウドサービスに取り込んでマイナンバーを付加するような連携が一般的なようですが、ここでも課題は支払調書への対応となり、支払調書を別途クラウドサービス側で作成できるようなサービスもあります。

作成の次にくるのが「提出」ですが、マイナンバーを記載した書類の提出は紙での提出に伴うリスクを避けるためにも、できれば電子申告・申請で行いたいものですが、電子申告・申請まで対応しているクラウドサービスはほとんどないため、マイナンバーを記載した書類は社内のパソコンにダウンロードして印刷・提出することになるケースが多いようです。

ここで、ご紹介した大手システムベンダーの提供するマイナンバー管理のクラウドサービスは、もともと従業員数の多い中堅企業を対象としている感があり、中小企業にとっては割高なコストに感じられるのではないかと思われます。

これに対し、中小企業向けにクラウドで給与計算システムを提供してきたベンダーも、クラウドでのマイナンバー管理システムを提供しています。支払調書には未対応ということがこれらのクラウドサービスでも課題となりますが、中小企業向けのクラウド給与計算システムは、中小企業にとってマイナンバー管理のクラウドサービスの選択肢として、特にコスト面では、より身近なものと感じられるのではないでしょうか。

税理士・社会保険労務士への外部委託 システム連携が鍵
年末調整を税理士へ、社会保険関連の諸手続きを社会保険労務士へ、もともと委託している中小企業では、従業員などのマイナンバーの管理も税理士や社会保険労務士へ委託することになります。

税理士や社会保険労務士といったその道のプロにマイナンバーの管理も委託するとしても、マイナンバー管理の主体は中小企業である以上、委託先となる税理士事務所や社会保険労務士事務所を監督する責任を負うことは避けられません。

中小企業が税理士や社会保険労務士にマイナンバーの管理を委託する場合、マイナンバーの収集から保管・利用、廃棄まで、どのような方法で行うのか、事務所ではどのような安全管理措置を講じているのかなど、あらかじめきちんと説明を受けておくことが大事です。

その際、中小企業と税理士事務所や社会保険労務士事務所などで、マイナンバーを二重に管理しなければならない事態は避けたいものです。

従業員および扶養親族のマイナンバーを記載する欄が設けられた「扶養控除等(異動)申告書」は中小企業で保管が義務付けられた書類です。2016年以降は原則マイナンバーの記載が必須となりますが、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバーについては給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」 旨を記載した上で、給与支払者が従業員等のマイナンバーを確認し、その旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員などのマイナンバーの記載をしなくても差し支えないとされています(国税庁「源泉所得税関係に関するFAQ(Q1-9)」)。

中小企業からすれば、税理士や社会保険労務士にマイナンバーの管理を委託する以上、こうした「扶養控除等(異動)申告書」の取り扱いも考慮して、中小企業側では一切マイナンバーの記載された書類やデータを管理する必要のない委託となれば、中小企業側で漏洩リスクなどに対応した安全管理措置をとらなければいけない局面は限りなく少なくなってきます。

税理士や社会保険労務士がクラウドサービスのマイナンバー管理システムを使用している場合は、前項でみたクラウドサービスと同様に従業員が本人および扶養親族のマイナンバーを入力できる仕組みを使うことができます。従業員などからのマイナンバーの収集は、役割分担として中小企業が担うことになりますが、こうした仕組みを使えれば、通知カードのコピーを一時的に預かるなど漏洩リスクにつながる方法をとる必要もなくなりますので、中小企業にとってはより安心できる仕組みとなります。また、税理士向けに提供されるクラウドサービスでは支払調書にも対応しており、「支払を受ける者」のマイナンバーも同様の方法で収集・管理できます。さらに、電子申告・申請にも対応していますので、収集から保管・利用、そして提出と一貫して電子データのまま完結するため、プロセス全体を通して、より漏洩リスクの少ない運用となります。

中小企業にとっても、税理士や社会保険労務士にとっても、「持たずに管理」できるクラウドサービスによるマイナンバー管理システムでの運用が、現状ではベストの選択といえます。

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以上見てきたように、現状では、中小企業にとって身近な存在である税理士などがクラウドサービスのマイナンバー管理システムを利用し、マイナンバーの管理について委託を受けた中小企業にも同じサービスを提供する、そのような利用方法が双方の漏洩リスクを徹底して軽減できるベストの方法といえます。

残された課題は、税の分野では税理士へ、社会保障の分野では社会保険労務士へと委託する場合、それぞれの利用するシステムがクラウドサービスであっても、別々なサービスとなるため、それぞれに従業員などのマイナンバーを登録することになり、マイナンバーの管理が一元化されないことです。

二重にマイナンバーを登録する手間を省き、かつ漏えいリスクをより軽減するためにも、マイナンバーが一元管理され、税の分野でも社会保障の分野でもマイナンバーの記載が必要な書類の作成・提出までスムーズに運用できるようなシステムが、求められているのではないでしょうか。

著者略歴

中尾 健一(なかおけんいち)
アカウンティング・サース・ジャパン株式会社 取締役
1982年、日本デジタル研究所 (JDL) 入社。30年以上にわたって日本の会計事務所のコンピュータ化をソフトウェアの観点から支えてきた。2009年、税理士向けクラウド税務・会計・給与システム「A-SaaS(エーサース)」を企画・開発・運営するアカウンティング・サース・ジャパンに創業メンバーとして参画、取締役に就任。マイナンバーエバンジェリストとして、マイナンバー制度が中小企業に与える影響を解説する。

(中尾健一)