Gmailデータのバックアップや移行に不可欠なメールのダウンロード機能の使い方と注意点
ずっとGmailを使っていると、膨大な情報がデータとして蓄積される。
しかし、Google(アカウント)の利用をやめてしまったら、こうした貴重な情報はすべて失われてしまう。また、利用中でもサーバのトラブルなどでGmailのデータが失われる危険性もゼロではない。

こうした事態に備えて、GoogleはGmailデータをダウンロードできる機能を提供している。

もし、何かトラブルで大事なデータが消失するといった事態が発生する前に、その具体的な使い方を紹介しよう。

●Gmailのデータをダウンロードする
長年、Gmailを使っていると、プライベートから仕事まで膨大な情報がGmailに蓄積される。多くの人にとって、こうした過去のメールは仕事やプライベートにおいても重要な資産だ。
もし何か調べたいことがあっても、Gmailなら高速に検索できるので、一種のデータベースとしても活用できる。

ただし、この貴重なデータベースも、Googleをやめたらすべて失われる。また、Gmailのデータを別のメールサービスやメールソフトに移行したいというケースもあるだろう。

そのような場合に備えて、Googleはデータのアーカイブサービスを提供している。
これは、データをローカルのパソコンにダウンロードできるサービスだ。

Gmailだけでなく、GoogleカレンダーやGoogleフォトなどのデータもダウンロードできるが、ここではGmailのデータをダウンロードする方法を紹介しよう。


【画面1】

右上のアカウントのアイコンをクリックして、メニューの[アカウント]ボタンをクリックする。


【画面2】

アカウント管理のページが表示されたら[個人情報とプライバシー設定]の[コンテンツの管理]をクリックする。


【画面3】

[アーカイブを作成]をクリックする。


【画面4】

アーカイブするサービスを指定する。ここでは[Gmail]だけを選択する。なお、右端の[▼]ボタンをクリックすれば、スター付きのメールや重要メールなど、ダウンロードするメールを指定することもできる。


【画面5】

選択したら画面下の[次へ]ボタンをクリックする。


【画面6】

[ファイル形式]と[配信方法]を指定して[アーカイブを作成]ボタンをクリックする。ファイル形式は「zip」「tgz」「tbz」、[配信方法]では「ダウンロードリンクをメールで送信」「Googleドライブに追加」「Dropboxに追加」「OneDriveに追加」を選択できる。


【画面7】

ダウンロード用データの作成が始まる。データによっては数時間〜数日かかる。[配信方法]で「ダウンロードリンクをメールで送信」を指定しておけば、作成が完了したらメールで知らせてくれる。

●少々やっかいなmbox形式ファイルの扱い
あとは、作成されたデータをダウンロードするだけだ。
ダウンロードしたファイルを解凍すれば、mbox形式のファイルが得られる。
mbox形式は、テキスト形式のファイルなので、テキストエディタなどで直接読み込んで内容を確認できるので便利だ。

しかし、mbox形式データを他のメールソフトに取り込む場合は、少々面倒になる。
Outlook、Thunderbirdの2つを確認したが、mbox形式のファイルを直接インポートする機能はない。このため、変換用のアドインをインストールしたり、フリーの変換ツールなどを使ったりして、mboxファイルをeml形式などの他形式に変換する処理が必要になる。

したがって、データの取り込みはメールソフトごとに試行錯誤が必要になってしまう。
ここは、少し覚悟しておいた方がよいだろう。
記事末に、役に立ちそうなツール類のリンクを用意したので、トライするときの参考にしてほしい。

emlXtracter……mbox形式のファイルをOutlook Expressメールメッセージ形式 (.eml) に変換できるツール
ImportExportTools……Thunderbirdでmbox形式のファイルを取り込めるようにするアドイン


井上健語(フリーランスライター)