写真提供:マイナビニュース

写真拡大

●テレワーク推進に必要な要素
日本マイクロソフトは昨年、8月24日から28日にかけて「テレワーク週間 2015」を実施した。このテレワーク週間は「日本におけるテレワークの推進への貢献」を目指したもので、今回は651の法人が賛同。テレワークを「実践する」「学ぶ/議論する」「応援する/協力する」という3つの観点から、各法人がそれぞれの立場に応じて取り組みを行った。

「テレワーク週間 2015」の実施後、同社が賛同法人のテレワーク推進担当者に対して行ったアンケートでは、意識面の成果として「前向きな活動になった」が88%、「今後のテレワーク推進の助けとなった」が86%という結果に。また、全体の約3割以上が10%以上の経費削減効果を、過半数が時間の削減効果を実感しており、売上・利益への将来期待に関しては全体の25%が「20%以上の実ビジネス効果を期待」と回答しているという。

今回の取り組みで、同社はどのような成果を得たのか? 「テレワーク週間 2015」プロジェクトの推進メンバーであった、日本マイクロソフト コーポレートコミュニケーション部 部長の岡部一志氏に話を聞いた。

○テレワーク推進には社内の制度や文化も必要

「テレワーク週間 2015」では実に多くの賛同法人でプラスとなる成果が見られたが、この点について岡部氏は「テレワークは、社内における制度や文化から、弊社が推進しているようなIT分野まで、さまざまな"環境"が影響します。この環境は企業によって異なりますから、それぞれの立場に応じた最適なテレワークへの取り組み方法を考えていただければと思います」と語る。

制度では、人事や在宅勤務制度の有無など企業としての体制が大きく関係してくる。文化については、社風とスタッフの意識が重要な鍵となるそうだ。例えば、テレワークが許可されていても「自分だけ会社に行かなくて良いのだろうか」という周囲への後ろめたさを感じて、なかなか実行に移せないケースは多い。また、上司がテレワークをまったく実施しなかったり、表向きは賛成でも「仕事は会社でやるもの」という固定概念を崩さないような場合、その部下はどうしても遠慮がちになるだろう。

さらに意識の面では、仕事に対するモチベーションも関係してくる。多くの人にとって、会社では緊張感を持って仕事に取り組む場所、自宅はリラックスできる場所、といったメンタル面の区分があるもの。この区分を超える際、特定の行動によって“スイッチが入る”といった感覚はないだろうか。スーツを着る、化粧をする、通勤電車に乗る、会社の建物に入るなど、ポイントは人によってさまざまだが、テレワークにより自宅で業務を行う場合、こうした切り替えがしづらくなる可能性もある。

また、在宅勤務では公私のけじめをつけることも重要といえる。例えば幼い子どもがいる家庭の場合、けがや病気などがあってもすぐに対応できるのは良いのだが、どうしても育児優先になってしまい、気が散って仕事に集中できないといった事態に陥りがちだ。しかし勤務時間内である以上、業務効率の低下は抑えなければいけない。

このように、テレワークを支えるのはITインフラだけではない。社内の制度や文化が整ってこそ、初めて実現できるものなのである。文化に関しては社員への事前アンケートなどにより、考えられる課題や解決ポイントの洗い出しを行っておくと良いだろう。

○テレワーク週間実施のきっかけは東日本大震

日本マイクロソフトがテレワークをより強く推進するに至った経緯のひとつに、2011年に発生した東日本大震災が挙げられる。同社では2011年2月に東京都内5カ所(当時)のオフィスを統合・本社移転し、「品川本社オフィス」を開設した。フリーアドレス制の新たなワークプレイスを構築したが、3月に東日本大震災が発生。3営業日は全社員を自宅待機とする一方で、迅速に顧客支援および災害対策本部を設置し、会議や業務をすべてテレワークで行うと決定したという。

岡部氏は「当時はまだテレワークの事前準備がそこまで整っておらず、社内も混乱を極めていました。しかしそれでも、通常業務とは異なる数多くの緊急対応をテレワークでこなしていったのです」と、当時の様子を思い出しながら語る。

同社ではこうした経験を風化させないためにも、BCPの観点から2012年3月に初となる「テレワークの日」を実施。2013年は3日間、2014年は1週間の「テレワーク週間」へと規模を拡大し、その中でBCPだけでなく業務効率化も主目的に採り入れていったのである。

そして2015年、同社はテレワーク週間で「派遣スタッフの在宅勤務のトライアル」「カスタマーサポート部門のテレワークトライアル」「滞在型テレワーク検証」という3つの新たな試みを実施した。

●テレワークに限界はあるのか?
○派遣スタッフの在宅勤務

まず派遣スタッフの在宅勤務は、パソナの「テレワーク労務管理ツール with Skype for Business」を用いて、全社の約1割の派遣スタッフが在宅勤務のトライアルを行うというもの。派遣スタッフがテレワーク週間に参加するのは、今回が初の試みとなる。

実施後に行ったアンケートによると、参加者の92%が「時間の有効活用になる」、56%が「業務効率向上の効果あり」と回答。管理者を含めて8割以上が「今後も利用したい」と答えたそうだ。

「実施に際しては、社内向けの端末しか持っていない派遣スタッフもいましたので、新たにテレワークで利用可能な端末を支給するといった環境面の整備も行いました」と岡部氏。さらに「在宅勤務においては、"出社しているのと同様の業務をこなせる状態"が創り出すことが必須です。さらに業務効率を向上できれば100点満点ですね。そこに、通勤がないため時間を有効活用できる、といった効果がプラスされます」と続けた。

○カスタマーサポート部門のテレワークトライアル

カスタマーサポート部門のテレワークトライアルは、カスタマーサポート部門の1グループ11名が岐阜県飛騨市の古民家で、寝食をともにしながら業務に携わるというもの。同社内では約7割がフリーアドレス制を採用しているが、製品開発チームとお客さまサポートの2部門については特殊な環境を要することから、固定席での業務が基本となっている。そうした中で、今回のトライアルに参加したのは「Office 365/Exchange/Skype for Business」などのサポートを行っているチームだ。これらはいずれもテレワークに必須のツールであり、サポートを行う自分たちがテレワーク経験を持つ必要がある、という観点で挑戦することとなった。ただし、チームとして同じ空間を共有する必要があるため、個別に在宅勤務を行うのは難しい。そこで考え出されたのが、古民家を使った合宿タイプのテレワークトライアルである。今回はトライアル場所の選定から機材の搬入まで、スタッフたちが自ら積極的に動いて実現したそうだ。

実施後のアンケートでは、通常のオフィスでの業務と比べて、62%が「効率化の向上」を感じた、38%は「通常のオフィスと同じ効率で業務ができた」と回答。また、フレキシブルな働き方の実践により地元住民と交流ができるなど、カスタマーサポート部門の新しい可能性を見いだせたという。

岡部氏は「テレワークとして成功を収めただけでなく、今後の業務をより効率化するためにはどのような環境作りが必要かを理解できたり、チームワークの重要性が再確認できたりと、目に見えない副次的な学びの効果も得られたようです」と語る。

○北海道別海町での滞在型テレワーク検証

北海道別海町での滞在型テレワーク検証は、総務省「ふるさとテレワーク推進のための地域実証事業」の委託先候補として選出された、日本マイクロソフトが行っている「地方創生テレワークプロジェクト」の一環として実施したもの。テレワーク週間中に開催した第1期から10月末まで4期に渡り、社員19名、家族を含めると合計55名が参加した。滞在場所は、旧光進小中学校跡地を有効活用し、2015年8月24日にオープンした「別海町テレワークセンター」だ。

検証の結果について岡部氏は「参加者からは、社内と同様に業務がこなせたことに加えて、リフレッシュできたり、周囲の雑音がないため仕事に集中できるなど、メンタル面のプラス効果が大きかったという声が聞かれました」と語る。

施設の隣には広大な牧場が広がっており、休憩時間に牧場を眺めてリフレッシュするなど、普段都心で仕事をしている社員にとっては大きな癒やし効果となったようだ。また、単身で移動する出張と違い、業務時間が終わったら家族と一緒に過ごせるのもポイントのひとつ。社員が働いている間、家族は別海町で観光などを楽しむことができる。参加者からは「滞在型のテレワークで、朝、昼休み、夕方と自然に囲まれながら家族と過ごせ、有意義な滞在だった」とワークライフバランス向上にも役立ったと、満足の声が多数聞かれたという。

*  *  *

こうして「テレワーク週間 2015」は大きな成果を残したが、同社では今後もテレワーク週間を通じてさまざまな取り組みを実施していく予定だ。賛同法人の拡大はもちろん、未経験分野へのチャレンジも積極的に行うという。

「テレワークの推進は、業務効率の向上や競争力強化など、企業にとって大きなプラスになります。そこで弊社では日本のビジネス環境を変えるだけでなく、自分たちの働き方をより変革させ、生産性の向上や事業の拡大をする、そしてツールをより多くの企業に使っていただくという、事業の柱としても捉えています」と岡部氏。

「テレワーク週間 2016」ではどのような新しい取り組みが行われるのか楽しみだ。

(エースラッシュ)