従業員へのマイナンバー教育は必要なのか?

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 10月5日、ついにスタートしたマイナンバー制度。同月中旬からは、全国各地でマイナンバー通知カードの配達が開始されるなど、国民の手に渡りはじめている。

 ただ、マイナンバー制度に関する具体的な内容への理解や認識については、まだまだ浸透していないのも事実だ。そこで本コラムでは、制度に詳しい専門家が素朴な疑問に対して回答。今回は、公認会計士・税理士の森滋昭氏が解説する。

[質問]
・従業員へのマイナンバー教育は必要?

[回答&解説]
 今後、企業は従業員からマイナンバーを取得していきますが、いったん取得すれば、翌年以降は、昨年取得したマイナンバーを再度確認すれば済みます。

 それでも、会社は従業員へのマイナンバー教育をする必要があるのでしょうか?マイナンバー教育の必要性、また、誰にどのような内容の研修が求められているのか、などについて考えてみたいと思います。

■なぜ、社員にマイナンバーの研修をするのか?

 マイナンバー制度の導入により、企業は、正社員だけでなく、パートやアルバイトからもマイナンバーを取得し、彼らが退職した後も、マイナンバーが記載された書類を、その保管期限が過ぎるまで管理していかなければなりません。また、従業員だけでなく、その家族のマイナンバーも取得する必要があります。

 このように、マイナンバーの取得対象者は幅広く、保管する期間も長いことから、会社はさまざまな漏えい対策を講じる必要があります。しかも、万が一、マイナンバーが漏えいした場合には、社会的な責任が生じるだけでなく、刑事罰の対象となり、損害賠償を負う可能性もあります。このため、すべての従業員がマイナンバーの重要性や、その取扱い方法について知る必要があるといえます。

 多くの方は、マイナンバーを会社へ提出するものの、その後、マイナンバーが会社でどのように使われ、管理されるのか、さらに、万が一漏えいした場合のリスクまでを、十分理解できている状況とは言えないのではないでしょうか。

 一方で、自分のマイナンバーを会社に提示することに不安を感じる方もおられると思います。会社は、どのような安全管理措置をとり、マイナンバーを管理するのか、社員に安心してもらうためにも、研修は有効な手段と言えます。

 具体的な研修内容としては、
・マイナンバー制度の概要
・マイナンバーを提供する場合と本人確認の方法
・会社が講じる安全管理措置の内容
・マイナンバーが漏えいした場合の対応
・マイナンバーが漏えいした場合の罰則
などが考えられます。

 こうした研修は、マイナンバー導入時や新入社員の入社時にのみ行うものではありません。通常、従業員は、一度マイナンバーを提出すれば、日常的にマイナンバーの管理に関わることはありません。しかし、会社は常にマイナンバーを管理し、漏えいのリスクを抱えているため、すべての従業員に対して定期的に研修を行い、マイナンバー制度を十分に理解してもらう必要があります。

■マイナンバーの責任者はダレ?

 会社はマイナンバーに関する方針やマニュアルを策定するとともに、その責任者を定めるように求められています。従業員が何千、何万人の大企業から、従業員が数人の会社まで、すべての会社で、マイナンバーを取得し管理することになりますが、従業員が100人以下の会社は、必ずしもマイナンバーに関する方針や、すべて安全管理措置を講じる必要はないとされています。

 しかしながら、どの会社でも、従業員から取得したマイナンバーを最終的にとりまとめて管理する取扱責任者が必要となります。また、会社の規模によっては、取扱責任者や担当者は一人だけではなく、さまざまな部署に複数の責任者や担当者を配置することも考えられます。