いつも間に合わない人に効果テキメン!朝のチェックリスト作成を習慣に

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いよいよ年末にさしかかり、なにかと忙しい時季。とはいえ、中には仕事が締め切りまでに間に合いそうになくて、残業続きの日々を送っている人もいるのでは? 「締め切りを守れない人は、頭の中だけでダンドリを考えている場合が多いようです」。そう話すのは人材育成やスキルアップのセミナー講師などとして活躍する新井淳子さん。

頭の中で予定や情報を整理しようとすると、目に見えないために漏れが生じたり、ダンドリをうまく整理できずに無駄な動きが増える場合が。

「その結果、達成感なく先の仕事をこなすだけで疲れてしまい、新たなミスを呼ぶという悪循環に陥る人も少なくありません。これを避けるためには、出社したらまず、その日の勤務時間内にやるべきことを考える習慣を付けましょう」(同)

まず、メモ用紙に今日やるべきことをできるだけ細分化して書き出し、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかる予定かを書き加えよう。次に予定を優先順位順に並べ替えて付箋などに書き、デスクの見えるところに貼って。

「やることをリスト化すれば、作業のやり残しを避けることができます。また、こうすることで、一つひとつをクリアしていくことが充実感、達成感につながって1日が充実し、疲れを感じにくくなります」(同)

ただし、細分化するとつい目先の作業だけにとらわれるので要注意。それがなんのための仕事なのか、その仕事にはどんな背景があるのかといった全体が見えていないと、忙しさによるイライラ感だけがつのることも。仕事の合間には深呼吸して、全体を意識して。そのためには、この先「やりたいこと」もリスト化して見えるところに貼っておくこと。

「『やるべきこと』に追われていると『やりたいこと』がいつまでもできないままですが、それを見える化することで、ちょっとしたすき間時間や集中力が切れたときの気分転換に取りかかりやすくなります」(同)

ずっと気になっているデスクの引き出しの整理、あたためている企画の提案など、着実に実行するためにはこの手を使って。バタバタしがちな年末を乗り切り、目標を実現するためにも、朝のチェックリスト作成をスタートして。

新井淳子
オフィスフローラン代表。日本プレゼンテーション協会認定講師、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー。職場の課題発掘と人材育成、モチベーションアップなどを図るコンサルティングやセミナー開催などを行い、スキルアップのサポート役として多方面で活躍中。