スケジュール管理だけじゃない！ミスを生まないための手帳活用術

締め切りに間に合わなかったり、頼まれていた仕事や約束を忘れたり…そんなミスを連発すると信頼を失い、自分に対する評価は急降下してしまうもの。人材育成やスキルアップのセミナー講師などとして活躍する新井淳子さんによると、そうしたミスを生まないためには、手帳を有効活用するべきとか。

「特に集中力が高くひとつのことに夢中になりやすいタイプの人は、全体を見るのが苦手で予定を忘れやすい傾向があります。手帳を眺める習慣を持つことで自分のスケジュールの全体像を把握でき、うっかり忘れを防げます」（同）

さらに1日に1回は手帳を眺める習慣を持つことで、どこにすき間時間があるのか、そのすき間時間でなにをするのかを考えることができる。そこに後回しにしていた作業を入れ込むなどすると、時間を有効に使えて締め切りに間に合わないといったミスを避けられるというメリットも。

またいつも締め切りに間に合わないタイプの人は、締め切り直前に慌てて取りかかるというパターンが多いのでは？　そんな人は締め切りが1カ月先だったとしても、1週間、1日単位でやることを細分化して手帳に書いておくと、仕事を後回しにして間に合わないといったことを防げる。

「日時や場所以外にも、与えられた情報はできるだけ手帳に書き留めておきましょう。忘れないためというだけではなく、情報は時間が経過すると自分の勝手な解釈やいろいろな出来事で見方が変わり、記憶がすり替わることもあるからです。また、『資料を事前に上司に確認する』や『資料のコピーを10部』など、その予定までに必要な作業も記入しておくと、確実に仕事をこなせるでしょう」（同）

マンスリーページに予定の日時を記し、その余白や同じ手帳のウィークリーページに予定までにやらなければならないことを書くのも手。ただし手帳は使い方によって、新たなミスを生む原因にもなる場合もあるとか。

｢仕事用の手帳やスマホのカレンダー機能など、複数使いをして予定を記入すると、ダブルブッキングなどのミスが起きやすくなります。情報の差別化をしたい場合は、ツールを使い分けずに、ひとつのツールで色を分けるなどの工夫をすることを選びましょう｣（同）

手帳は毎年買っていても、いまいち有効活用できていないという女子も多いのでは？さっそく使い方を見直して、ミスゼロ女子をめざそう！

新井淳子
オフィスフローラン代表。日本プレゼンテーション協会認定講師、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー。職場の課題発掘と人材育成、モチベーションアップなどを図るコンサルティングやセミナー開催などを行い、スキルアップのサポート役として多方面で活躍中。