ミスが激減してダンドリがスムーズに!作業がはかどるデスク周りの整理術

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年末が近づいたこの時期、今年中に仕上げなければならない仕事に追われている女子もいるのでは? 忙しいときに限ってミスは起こりやすくなるものだけど、おかげでわずかな時間的余裕を失う…なんてはめにならないように、人材育成やスキルアップのセミナー講師などとして活躍する新井淳子さんにアドバイスを求めた。

「忙しいときは物事に集中するのが難しくなって、短絡的な発想や行動をしてしまいがちです。普段からミスを生まない環境づくりをしておくと、どんな状況下にあってもミスが生まれにくくなりますよ」(同)

そのカギとなるのが、デスク周りの整理なのだとか。きちんと整理された状態なら、ものがあふれて雑然としているよりも、作業も思考もスムーズに行えるとか。そこで、新井さんに教えてもらったデスク周りの整理のポイントは次の3つ。
◆1.デスクの上は作業しやすいように電話とパソコンのみに

デスクの第一義は、“作業するためのスペース”と心得て。基本的に電話やパソコンなど備え付けの機具以外にはデスクにものを置かず、書類は今作業しているものだけを広げて。

「一時席を離れるときには、書類は引き出しなどに必ず収納する癖を付けましょう。そうすれば、デスクに戻ったらすぐに広いスペースで効率的に作業ができるうえ、書類を紛失することも防げます」(同)

◆2.不要な備品、書類は処分する

デスクの上だけではなく、引き出しの中もすっきりしたほうが、作業効率は上がる。例えば、処理済みの書類を整理せずに残しておくと、間違いのもとにもなりかねないし、不要物が多いと必要なものを必要なときにすぐに見つけるのが困難に。

「不要なものは早々に処分をしましょう。『今使う』ではないけれど、『いつか使う』可能性がある書類は、データ化してしまうのも手です。また、赤いペンは1本までなど、備品にはルールを設けておくのもよいでしょう」(同)

◆3.自分の動きや使用頻度に合わせてモノを収納

右利きの場合、デスクの左側に頻繁に使う名刺入れや文具などを設置していると、取り出しにくいため、動作にムダが生まれることに。小さなことと思うかもしれないけれど、集中力の妨げとなって、ミスが生まれやすくなる原因にも。

「自分の動きと使用頻度に合わせてデスク周りを整頓してください。使用頻度が高いものは利き手の手元に近い場所に置く、電話はメモを利き手でとることを考えて、利き手と逆側に置くなどの工夫が有効です」(同)

最近ミスを連発しているという人は、デスク周りに原因があるのかも。今のうちにぜひ一度見直して、整理整頓してみて。

新井淳子
オフィスフローラン代表。日本プレゼンテーション協会認定講師、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー。職場の課題発掘と人材育成、モチベーションアップなどを図るコンサルティングやセミナー開催などを行い、スキルアップのサポート役として多方面で活躍中。