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「時間がない」――何かをしようと思った時、そう言い訳してやめてしまうことはないだろうか?

時間はお金と同じく制約になりうる一方、お金と違って増えないけれど作ることはできる。The Next Webが超多忙な人でもできるという時間管理術を「(原題:How to find more time to learn something new)」という記事で紹介しているので、そのポイントを見てみたい。

○現状把握

1日24時間、これはだれもが平等に与えられたものだ。お金で買えるものではないし、お金のように増えたり減ったりすることもない。とすれば、うまく利用するために「改善できるところはどこか」をちゃんと把握しよう。

まずは、スケジュール帳に1時間単位で良いので、仕事している時間を「青」、自由な時間を「緑」で塗ってみよう。起きてから朝食までは「緑」、出社してからランチまでは「青」といった具合だ。忙しいのであれば緑は少ないはずだ。その場合、青の時間帯に何を行っているのかを書いてみると、所要時間を圧縮できるかもしれない。

30分のまとまった時間があれば、かなりのことができる。1週間単位で働き方や自由時間の使い方を見直すと、毎日15分は時間を見つけることができるだろう。

○優先順位

次は、限られた時間をうまく活用するために、物事の優先順位を作ろう。優先順位が明確な場合は問題ないが、迷う場合は重要度と時期の2つをポイントに、次のように分類するとよさそうだ。

・急ぎかつ重要
・重要だが急ぎではない
・急ぎだが重要ではない
・急ぎでも重要でもない

最初と最後は間違いないとして、重要度か急ぎかで甲乙をつけがたい場合は、「目標としているものは何か」「自分の目標に近づくタスクはどれか」と考えてみれば良いだろう。

○最適化

ただ、ここで終わりではない。

最後は「限られた時間で最高の結果を得るためには何をすれば良いのか」という最適化を図ってみよう。どのタスクをいつやるか、自分の裁量で決めることが可能なものは決めたい。タスクに要する時間を短くしたり、優先順位の低いものやインパクトのないタスクはほかの人に任せたりといった効率化を進めていこう。

ほかにも、短時間でタスクを済ませるための工夫はある。タイマーを使ったり、1つの作業が終わるまではスマートフォンをサイレントモードにして画面を下に向けておいたりするだけでも集中度が違うだろう。また、メールチェックの頻度を減らして、SNSの利用をランチだけと決めれば、雑音が入りにくくなるはず。営業職であれば、外回りのルートを効率化できないだろうか? もちろん、一般的にもよく言われることだが、マルチタスクは逆に効率が悪くなる側面もある。1つのタスクを時短化していくことが、有意義に時間を使えるコツとなるだろう。

(末岡洋子)