MakeUseOf:Microsoft Officeのツールを使って作られたドキュメントには、タイトルや作成者、本文、その他多くのプロパティがあります。もちろん、ファイルを作っているときによく目にしているとは思いますが、これらのドキュメントプロパティを使うと、ドキュメントの管理が非常に効率よくできるということを知っていましたか?

以下が、Microsoft Officeのドキュメントプロパティを閲覧、変更し、そして便利に使う方法です。

ドキュメントプロパティの詳細


どのようにドキュメントプロパティの詳細を開くかは、あなたが使っているOfficeのバージョンによって変わります。Office 2007のアプリでは、「Microsoft Office」をまずクリックし、「配布準備」>「プロパティ」>「詳細プロパティ」 に移動します。Office 2010からOffice 2016では、「ファイル」>「情報」に移動すると、メニューの右側にドキュメントプロパティのパネルが現れます。そしてプロパティのドロップダウンから、「詳細プロパティ」を選択します。Macでは、「ファイル」から「プロパティ」に移動するだけでよいのです。

これらのプロパティはWord、Excel、PowerPoint、Access、そしてPublisherで利用できますが、プロパティを閲覧する方法はすべて同じです。


ドキュメント概要

概要のウィンドウを開くと、Word、Excel、PowerPointでは、概要のセクションにドキュメントの基本的な情報が表示されているのがわかるでしょう。タイトル、本文、作成者、管理者、会社名などです。Excelのスプレッドシートの作成者や、ほかの基本的なプロパティを変更したいときは、この初めに開いたウィンドウから変更できます。


ドキュメントの統計

詳細情報のタブを開くと、自動的に計算されたさまざまな数字を見ることができます。ファイルを作成した日、修正した日、改定数、印刷数、文字数、行数などです。

表示される統計の内容は、使っているプログラムにより異なります。たとえば、PowerPointでは、スライド数、非表示スライド数、マルチメディアクリップの数などが表示されます。

Excelでは対照的に、この統計では表示される情報はほぼありません。


ドキュメントプロパティのカスタム


最後のタブは、ドキュメントプロパティを非常に便利にする「ユーザー設定」です。皆さんが文書についての情報を余すことなく記録したいのならば、こちらのカスタムのタブを使いましょう。このタブはWord、Excel、PowerPointで共通です。

以下が、実装されているドキュメントプロパティのリストです。

グループタイピストプロジェクトメールボックスリファレンスリンク元宛先確認者完了日記録者記録日言語顧客行先差出人事業所事業部所有者進捗状況内容電話番号内容配置発行側部署文書番号編集者目的


ドキュメントを作成した人物の記録

これらのリストが非常に便利なのは、プロパティに複数の情報を加えることができるところです。たとえば皆さんがチームのメンバーにドキュメントをチェックしてほしいとします。対応完了メールを送ってもらったり、メモを残してもらったりなどの代わりに、このドキュメントの「確認者」に名前を加えることで、目を通したという情報を加えることができるのです。

もしほかの人に行を分けて名前を書いてほしいのなら、「プロパティ名」のボックスをクリックし、名前を変更することができます。確認者1、確認者2、確認者3などのように、確認した人の名前を並べることもできます。

これらのプロパティには無限の可能性があるようです。ドキュメントに関して 意見を聞いた人を記録したいのであれば、「リンク元」に情報を追加しましょう。このドキュメントを送った人を忘れないようにしたいのなら「差出人」にその人の名前を追加しましょう。クライアントを間違えたくないなら「顧客」に名前を追加しましょう。これらのプロパティを使えば、ドキュメントに非常に多くの情報を追加することができるのです。


ドキュメントにカスタムした情報を記録する

「ユーザー設定」をカスタムできるのは、Microsoft Officeでできるドキュメントの管理の中でも、便利な機能の1つです。

たとえば、このドキュメントを誰がいつ変更したかの詳細な情報が欲しいのなら、名前のフィールドに 「編集」と打ち込み、値のフィールドに名前と日付を入力してください。これで編集した人の名前と、変更した日が追跡できるようになりました。ドキュメントに対する他人の評価が知りたければ、名前のフィールドに「評価」と入力し、種類をテキストから数値に切り変えてみましょう。すると簡単にこのドキュメントに対する評価が見られるようになります。

皆さんが想像する以上に、ドキュメントプロパティでできることは多いのです。


ドキュメントに注目していて


Officeソフトのドキュメントプロパティは、ドキュメントを管理するもっとも便利な方法の1つです。特に皆さんがチームの一員として働いていて、ほかの人とファイルのやり取りが多い場合は便利です。Excelのスプレッドシート作成者の変更なども、ほかの複雑なシステムを使うことなく、ドキュメントのすべてに情報を追加するすることができるのです。これらのドキュメントプロパティの使い方をマスターしたら、真のOfficeマスターですね!


How to Improve Document Management with Properties in Microsoft Office|MakeUseOf

Dann Albright(訳:コニャック)
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