仕事の順番と時間配分を見直そう!予定通りに仕事が終わるスケジュール管理3つのコツ

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スケジュール帳に仕事の予定をきちんと書いているのに、なかなか予定通りに仕事が終わらない…なんて経験はない? 

人材育成やスキルアップのセミナー講師などで活躍する新井淳子さんは、「スケジュール通りに仕事が終わらないのは、仕事に取り掛かる順番やそれぞれの時間配分が適切でないか、途中で予定外の作業が発生しているか、のどちらかです」と説明する。

苦手な作業、ルーチンワーク、突発的な仕事を上手に管理できれば、日々の仕事を最短時間で済ませるようになる。スケジュール通りに完遂するためのコツを、それぞれ教えてもらおう。
◆1日の仕事は“やりたくない順”に取り組む

苦手な仕事や面倒な作業は、やりたくないからとつい後回しにする人が多いのでは? こうした仕事は“やりたくない”という精神的なブレーキがかかるため、得意な仕事や好きな作業に比べて集中できず、余計に時間がかかりやすいもの。

こうした“やりたくない仕事”を最短の時間で終わらせたいなら、ルーチンワークか単発の仕事かに関わらず“やりたくない順”に取り掛かり、できるだけ午前中に、おそくとも午後2時までに片付けるようにして。午後2時以降になると脳が疲労してくるので、苦手な仕事や面倒な作業に対する“やりたくない”という精神的なブレーキがさらに強くなり、効率が格段に悪くなる。

◆ルーチンワークは時間を決めてスケジュール帳に書く

メールを書く、伝票整理をする…などの毎日行うルーチンワークは、あえてスケジュール帳に書かない人も多いのでは。しかしその場合、うっかり忘れてあとから慌てて作業して急なスケジュール変更を生んだり、「今日はあの仕事、何時にやろうかな」などと段取りを考える時間がムダに発生したりと、効率の悪化につながる。また、ルーチンワークは慣れれば慣れるほど緊張感がなくなるため、時間を決めないとダラダラ作業してしまいがち。

そこで、ルーチンワークはいつ、どのくらいの時間をかけるのかをきちんと決めて、毎日スケジュール帳に書くようにしよう。するとうっかり仕事を忘れたり、段取りを迷ったりすることによる時間のロスがなくなり、ルーチンワークをダラダラ行うこともなくなるため、スケジュールの狂いが少なくなるはず。

◆その日が〆切の“予定外の作業”は極力断る

急に予定外の仕事を頼まれたために、作業が増えてスケジュールが狂う…という事態はよくあること。頼まれるとなかなか断れないかもしれないけれど、そこは「今日は予定の仕事があるので、明日でもいいですか?」などと、毅然とした態度で切り返そう。

「どうしても今日片付けてほしい」と食い下がられた場合は、その日に予定していた仕事内容を相手に知らせて、一番優先順位が低い仕事はどれかを決め、その仕事を後日に回す相談をすれば、作業時間が予定以上に延びるのを防げる。

「まず仕事はすべて、スケジュール帳に書き出して“見える化”する癖をつけましょう。また、作業終了後にスケジュール帳に書いた予定の横に、実際にかかった時間を書き足してみると、見直すべき点がわかります」(同)

例えば、予想よりも時間がかかっている作業は以後、先に取り掛かるようにすると、より仕事を効率的に行えるようになるはず。心おきなくアフター5を楽しむためにも、今の仕事の仕方を振り返ってみて。

新井淳子
オフィスフローラン代表。日本プレゼンテーション協会認定講師、社会保険労務士、ファイナンシャルプランナー。職場の課題発掘と人材育成、モチベーションアップなどを図るコンサルティングやセミナー開催などを行い、スキルアップのサポート役として多方面で活躍中。