2015年10月に施行、2016年1月から運用が始まる「マイナンバー制度」。12桁の数字が一人ずつに割り当てられることは多くの人が知るところとなっているが、施行に向けて準備を「何も進めていない」企業が43.6%、社員20人未満の企業にしぼると75.4%にものぼっていることがわかった(NTT東日本調べ)。しかし、マイナンバー法に違反すると4年以下の懲役または200万円の罰金もある。違法にならないためには、どうしたらよいのか。

 マイナンバー制度についてのセミナーも開催している、首都圏を中心に活動する社会保険労務士の山上幸一さんは「会社にマイナンバーをいっさい保存しない、残さない管理方法をすすめています」という。

「自社内でしっかりしたセキュリティを構築できる大企業をのぞいて、多少のお金をかけても、管理のしっかりしたマイナンバー制度に対応したクラウドを含めたサービスの利用がおすすめです。そうでなければ、マイナンバーについてデータにせず紙で持ち、金庫に入れて厳重管理する方法をとる。その場合、源泉徴収票などの作成はすべて手書きで対応することになります」

 日本に住民票がある人であれば国籍や年齢を問わず指定されるマイナンバーは、社会保障、税、災害対策などの分野で行政等に提出する書類への記載が必要になる。支払い調書や給与所得の源泉徴収票にもマインバーが必要なため、アルバイトを一人でも雇っていれば個人商店でも対応せねばならない。

 2016年1月からの運用開始に備えて各企業や事業所では関係するマイナンバーを収集することになるが、漏洩や不正利用には、厳しい罰則が定められている。管理には細心の注意が必要だ。

 マイナンバーを管理しやすいと山上さんがすすめるクラウドサービスも、種類が豊富になってきた。「FLET’Sあずけ〜るPRO」(NTT東日本)、「N-town」(NEC)、税理士向けの「A-SaaS クラウドマイナンバー」(アカウンティング・サース・ジャパン)など、それぞれの業務内容や規模に合った内容や価格帯を選べるようになった。

「マイナンバーはデータベースにしてしまったとたん、漏洩したり不正利用された場合、もっとも重い罰則が適用されます。マイナンバーをメールで送ることも、USBメモリにコピーすることも厳禁です。漏洩を防ぐため、セキュリティソフトウェアを提供する会社からは、マイナンバーを含むデータ送信を監視する機能が付加されるとアナウンスされました。

 マイナンバー対策をしっかりできるということは、セキュリティがしっかりしていることの証明にもなります。いち早く対応を宣言し、業界や市場の評価を高めることを狙う企業も出てくるのではないでしょうか。この機会に、企業のセキュリティ意識が全体的に高まるかもしれないですね」(前出・山上さん)

 企業にとってはやらねばならぬことが山積みのマイナンバー制度だが、一市民としては格段に便利に、そして「2年後には世の中が変わると思います」と山上さんは続けた。

「税、健康保険、住民票、車庫証明やパスポートなど様々な情報がマイナンバーひとつで紐づけられるので、様々な申告の手間や時間が短縮されます。最初からすべての情報が結びつくわけではありませんが、連携が進むと目に見えて便利になりますよ。

 たとえば、これまでは税務署と市役所は必ず往復するものでしたが、どちらか片方だけで二カ所の用事が済むようになります。また、2017年から『マイナポータル』の運用が始まるとパソコン等からボタンひとつで自分の保険料や税の履歴、どの役所が自分の情報を閲覧しているかなどを確認できます。3年後には預金口座もマイナンバーと関連づけられる予定です」

 便利に暮らすためには、それに合った努力が必要だ。日本語が壁となってサイバー攻撃にさらされる確率が低かったのは過去のこと。標的型攻撃の被害に遭う上位国常連となったいま、仕事でもプライベートでも、マイナンバー制度が始まるのをきっかけにセキュリティ意識を高めたい。